接待工作比较复杂，也是政务礼仪集中的场景，下面按照接待访问团的时间顺序，从打电话联络一直到送行，讲述接站、见面、介绍、乘车、会场、宴会等各种接待礼仪。
先说打电话。
电话经常打，但电话礼仪知多少？首先要了解电话与礼仪的底层联系。
第一，你的声音，是他的第一印象。电话里只能听到声音，双方只能从语气上分析对方。因此，要尽量使自己的语气清晰、亲切、悦耳，尽量使用礼貌用语，如您好、请问……
第二，你的态度，是个人素质的体现。中国是熟人社会，对熟人和陌生人往往是两张脸，而在礼仪方面，对陌生人的态度更能体现一个人素质。尽管打电话不见面，但请相信：一个人是笑着打电话还是黑着脸打电话，电话的另一端的人是能够感受到的。微笑，别人“听”得见！
第三，你的回答，是单位的形象。回答尽量不用负面语言，对方电话打错了，或者需要转接的时候，特别能体现单位形象。最忌讳的话是“我不知道”，不知道可以说“我给您打听一下”“我给您问问”。
具体操作中，如果是给对方打电话，应该：
1.草拟内容。将要沟通的事情写下来，一样一样地落实，避免反复拨打、重复询问，既占用了彼此时间，又给对方留下不靠谱的印象。
2.选好时间。工作电话尽量在工作时间打，除非特别紧急。重要的事情不要在周五下午跟对方联系，因为第二天是周末，到周一回来上班，可能沟通的事都忘了。外国政要、企业会利用这个时间发布不好的消息，以减少关注，减轻事件发酵带来的负面影响。异性更不要在工作以外的时间打电话，特别是晚上不要打电话。
3.拿起电话后先确认对方的身份。中西方打电话的习惯不一样，西方人拿起电话会自报家门，中国人多是主动询问。其实二者的原则是一样的，都是把方便让给别人，西方是把方便让给拨电话的人，中国是把方便让给接电话的人，都是讲礼仪。
4.可以配合短信或者微信。初次沟通可能没有对方的微信，所以要结合短信。很多情况下，层次高的人可能不接陌生电话，所以发信息告诉对方自己是谁，有什么事情，这样沟通效率更高。姓名、电话、地点之类的内容尽量短信发给对方，以提升准确度，也给自己减少麻烦。
5.不受对方情绪影响。电话跟面谈不一样，观察不到对方的真实情绪，只能通过语气来推测，而推测往往是错的。比如听到对方好像在应付，真实情况可能不是应付，而是正在处理另一件棘手的事情，但出于礼貌，你这边的电话也不能挂，所以才会出现嗯嗯啊啊的情况。这时，不要受对方情绪的影响，冷静地把需要沟通的事情说清楚即可，或者另约时间再次通话。
如果接听电话，应该：
1.及时接听，不要让对方等待太久。
2.回应对方的身份询问。我曾遇到这样的情况，问对方是不是某某单位，对方没有正面回答，而是问：“你找谁？”给人的感觉很不好，好像被审讯。
3.做好记录。沟通的细节要记清楚，特别是时间、地点、对方职务等，以便向领导汇报。要养成打电话随手记的习惯，任何电话都做记录。对方说完之后，要向对方复述一遍进行核对，确保准确。如果能复述一遍，那么90%以上的沟通差错会被消灭。
4.不要立刻挂电话。有些讲礼仪的讲座或书籍会强调挂电话的先后，现实生活中这并不是问题，只是确保双方的交谈结束就好，等几秒钟，听到那边没声音了再挂比较保险。
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