在JW办公室工作这么久,办会就是家常便饭,尤其是这几年各种专项工作比较多,需要安排部署的任务就多,难免就要召开各种大大小小的会议。比如全会、常委会会议、书记办公会、专项调度会、推进会、动员会、总结会等等。除了这些,有时候别的部门办会,为了不出错,也要配合他们一起去弄。01办会过程中遇到的头疼事儿
办会的难在会前、在会场外。主要来说,遇到的问题有这么几个。
1.配合办会
在所有办的会里面,我认为配合其他单位和部门办会是最痛苦的,尤其是配合上级单位办会。因为完全没有自主性,要求什么就得做什么,很多精力都在对上沟通和领会要求,以及等待指令上,不能自己做主的会办起来真的有点疲惫,甚至根本不知道主办方的时间安排是什么,只能走一步听一步。
2.异地办会
这种情况相对来说不多,但弄起来也比较麻烦。比如说,某个县在某个领域的工作非常突出,领导就想在这个县开一个现场会,让其他县的人都过来学习学习,推动整体工作效率。这种时候,办会人员就要提前到现场去布置,虽然县里面也有人配合,但为了不降低办会质量,很多事情也只能自己做。而且这种会议一般还要涉及到参会人员的报到、住宿、车辆等行程安排,内容相对复杂,所以也比较难。
3.指导办会
这种情况其实本身没有什么,就是别人办会,领导可能担心他们办会经验不足会出现瑕疵,就让办公室出人去盯着,以便更大限度做好工作。但是当每个部门办会都要让办公室出人去盯着的时候,也不是一件容易的事。
4.座位图
座位图好了,这次会务就成功了一半。最怕的就是定好的某领导突然不来了或者突然要来了,他的座位还挺靠前的,那么整个座位图就都得调整。再比如平常一些单位是不参会的,但某个会议上这些单位都要来,而且不光是主要负责同志来,是一批人要来,那么这些人的座位安排就要临时考虑。诸如此类,不可具举。
5.下会议通知
会议通知是办会的第一步,会议通知的内容起草好了,会减少很多你后面接咨询电话的时间。但想达到这个目标,也不是容易的事,必须拿出起草公文的态度来琢磨,尤其是参会人员范围和参会要求,以及报送名单的要求和渠道,最最重要的就是确定参会领导。我见过一些部门在办会的时候,参会范围一而再再而三地修改,极大增加了后续工作量。还有会议要求没有写明确的,比如是否着正装,要不要打领带、戴口罩,衬衣是长袖还是短袖等等细节问题,你忽略了,对方就不知道如何做,只能电话联系你。上级组织的会议,你这儿是分会场,还涉及到会议通知转化的问题。
6.会议资料
你早早提醒过起草的人,但不到最后资料总是出不来,出来了你还得做最后的审核,有时候赶不及审核只能草草看一眼,有时候临开会的时候突然接到消息说要更换资料,整个头都是大的,谁让你是最后一个环节呢,前面的人只负责在会前把资料给你,至于有没有时间审核和摆放,谁又替你操心呢。02二、我的办会经验分享
办会的这几年,每次都很认真,也曾出现过领导座签摆错、会议资料有错别字、忘记通知记者、没有安排服务人员会中倒水等等问题,但经验和教训本就是一体两面,分享一下我的办会思路吧。
第一,思考
磨刀不误砍柴工,领了办会任务之后,不要急着去干,得先思考,思考什么呢,主要有几点:1.统筹人员及分工,这次都谁能一块儿干,谁来干什么;2.涉及到哪些单位和部门,有没有需要会上发言的,需要跟谁催会议资料的;3.参会范围都是谁,哪些不好统计,哪些需要单独通知等;4.大概有多少人参会,预定多大的会议室;5.会议要求有哪些。
第二,拟会议通知
会议通知主要包括几项:1.会议召开的背景(上级要求的还是工作需要,是否经领导批准);2.会议时间及会期;3.会议地点;4.参会人员(按领导级别由高到低罗列);5.会议要求(报名方式、着装要求、禁止性要求等);6.联系人及联系方式;7.附件(报名表等)。会议通知拟好后至少要让分管领导审阅,最好是能审签。
第三,下发会议通知及统计名单
会议通知一般被视为工作秘密或内部信息,建议通过内部渠道(公文平台、内网等)下发,收集名单也通过这些渠道,保证会议和参会领导信息不会通过互联网泄露。统计名单的时候,就要按照领导排序和部门顺序列好,方便制作座位图,也方便会前紧急联系未到场参会领导抓紧入场。
第四,制作座位图
名单统计出来之后,就要制作座位图了,一般要把握几个原则:1.参会领导安排在会场前排中间,不管是否对称,主要领导必须在正中间的位置,其他领导依次排开;2.同级别的其他参会人员,就按照部门顺序依次安排,先安排外单位的,再安排本单位的;3.如果会议指向性比较明确,有具体落实的人或者单位,这类人或单位要往前坐,方便理解会议精神。还要根据情况为记者或工作人员预留座位。如果没有特别要求,建议座签打单位名,不要打人名,这样同一个单位调换人员的时候也不用更换座签了。座位图做好后,也要让领导审阅。
第五,布置会场
会场布置就很简单了,按照座位图“排兵布阵”就好,然后摆放好会议资料(主要领导面前除了会议资料,最好放一份参会人员名单),要注意会场会标的设置、安排好会场服务、会场的温度、通知记者等。
第六,会前签到和通知人员入场
安排两个人负责签到,会前十分钟查看未到场参会人员并电话通知。
第七,会后收拾
一般有保洁负责清理会场,但你也要先过一遍,主要是看看参会人员有没有遗落手机等物品在会场。我的想法就这些,最后有句话分享给所有办会的同仁们:差不多了,就轮岗吧!