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材料反复校对为啥还出错?

2021-04-15| 来源:北辰遴选

1、关于“数”

先说序号,比如首段说要讲4个问题,写的过程可能会增删,但是首段却常常被忽略,没有及时作以改正,校对的时候很难发现。所以,要把所有的“一是”“二是”仔细校核一遍,不能前后矛盾。再说页码,一定要拉到最后一页,看看有没有错乱,尤其要关注附件的页码,因为有的材料和附件是分开的,格式顺序可能会有所出入。

2、关于“字”

校对错别字,仅有细心和耐心还不够,方式方法也非常重要。比较稳妥的方法是,一人念稿,众人看稿,模拟会场做预演。还有就是,写的时候要少用生僻字、多音字,用的话一定得做好拼音注记,特别是人名、地名,防止念稿人不认识,比如“虚与委蛇”“一蹴而就”这样的词,十有八九都会念错。多说一嘴,讲话稿思想可以拔高、逻辑可以拔高、观点可以拔高,就是别刻意渲染、卖弄文采。记住:只有适合领导念的、群众听的,才是好稿子。

3、关于“句”

排版的时候要注意,一个词语尽量不要跨页,这页一个字,下页一个字,否则念起来容易闹笑话。重点说说句子的使用。句子宜短不宜长,越长就越不好念,也越不容易记。陈毅元帅说过:“长句硬如铁,念稿要出血。”这句话警示我们,写文章要尽量用短句。因为短句使人读起来朗朗上口、一气呵成、节奏分明,听起来声声入耳、简洁明了、铿锵有力,太长的句一口气念不下来不说,而且还会让人听到后面往往会忘了前面,更重要的是还容易念错,曲解了句意。

4、关于“事”

“事”是文章的核心。写作时,对自己吃不准的事,要做好标记,特别是一些重要数据,可能当时还没有统计出来,过后一定要记着及时增补,防止着急慌忙“开天窗”。还有就是,今天写的稿子可能过几天才会用。因此,要把文中提到的事重新过一遍,防止出现“过去时”。比如,已经有了新提法、新要求,就不能再按照过去那种口径去写。

5、关于“印”

装订是文稿工作的最后一步,正规的印刷稿要求A3纸,也就是正反4页,新款的打印机可以直接按书页打印,但是老式打印机就需要算出页码的排列顺序,特别要注意防止页码乱序。这个我多说一嘴,4页以下还好说,扒拉手指头就能算过来,再多了怎么办?通常情况下,总页数除以4,余数为1或者2,中间粘贴一张A4纸,3页的话就多添加一张A3纸。

关于排序,记住第1页和最后1页(含空白页)在A3纸第一个版面上,反过来就是第2页和倒数第2页,下一A3纸以此类推。关于左右怎么排,页码要设置成“外侧”,排列的时候也要放在外侧,自己多试试几次就明白了,其实没有那么复杂。还有就是,EXCEL表格容易出现预览、打印不一致(串行)的问题,打印出来要好好看一下。把握好以上5个重点,能大大降低错误率了。

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