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机关功课:会写工作总结

2021-05-18| 来源:北辰遴选

工作总结,也是机关使用频率比较高的一种文体。会写工作总结,同样是办文高手的内在要求。  

(一)总结的基本结构工作总结就内容来讲,包括基本情况和体会两大块。基本情况就是做的什么工作、怎么做的、取得了什么效果、还存在什么问题;体会是一种谦虚的说法,有的也叫启示,其实就是工作中取得的经验。

工作总结的结构包括开头、情况、体会三部分,也有一些工作总结没有专门的体会部分,合并在情况部分写,或者干脆不写。具体的结构方法大致有三种:一种是纵式结构法。也就是按照工作进展的过程来写,从交代背景到工作展开的步骤、方法、成效、体会一路写来,这种方法常用于单项工作总结。如某机关《关于开展作风整顿、提高服务质量的总结》,首先在开头部分交代依据上级指示要求和单位实际开展这一活动,概括性地说明取得了什么效果;然后在主体部分展开工作情况:分为制定方案、集中动员、个人自查、听取群众意见、集中整改等几个步骤进行,采取了设立举报电话和举报箱、派出人员暗访、强化监督等措施,宣扬表彰了先进典型,通报批评和处理了反面典型,促进了机关作风的明显转变和服务质量的大幅提高,树立了机关的良好形象,最后归纳几条体会。这种结构比较简单,只要是按照事情发展的过程、前因后果讲清楚,就能够达到层次分明,脉络清楚的效果。

一种是横式结构法。也就是不按过程而是按照不同内容和特点来安排层次,它们之间是并列关系。这种方法常见于综合性工作总结。所谓综合性,就是一个地方一个单位的数项工作的同时总结,所以不宜用纵式结构法。如某县政府年终工作总结,开头部分:概括全年工作,列举国民经济主要指标完成结果;情况部分:交代所做的主要工作,包括农业、工业、第三产业、招商引资、个体私营经济、财政金融、社会发展事业等方面所采取的措施、工作特点和取得的具体成效;体会部分:介绍工作经验,如突出发展重点、加强宏观调控、优化发展环境等。这种结构通常是“中间大、两头小”,也就是开头部分简写,情况部分详写,体会部分又较简练。因为数项工作内容同时展开,在排列顺序、叙述方法上要有所讲究,做到布局合理,主次分明。

再一种是纵横式交叉结构法。也就是数项工作同时总结,体会不单独作为一个部分,而分别附着于各项工作之中,这种方法也只有综合性工作总结时才会用到。也就是说,主体部分的每一个层次都是既谈情况又谈体会,这是纵式;而若干层次呈并列关系,又是横式。如某市外贸局的年终工作总结,主体部分的第一层是“外贸出口降幅回落,走出低谷”,第二层次是“优化环境,利用外资氛围更浓”,第三部分是“拓展市场,对外经济技术合作加快发展”,第四层是“注重学习锻炼,队伍不断加强,综合素质得到提高”,第一层既讲了做什么,怎么做的,又讲特点和体会。这种结构方法的难点在于,每一层次的情况和体会要做到夹叙夹议,水乳交融,而不能机械地划分为两段式,否则就会给人以拼凑之感。

不管采取何种方法,工作总结的结构需要遵循三条原则:一是全面。工作总结要反映的是全局的工作或某项工作的全貌,所以在内容安排上要考虑到方方面面,是全局工作就不能遗漏了哪个方面,是单项工作就不能遗漏了哪项环节,否则会影响工作总结的客观性和全面性。二是紧凑。也就是材料安排要环环相扣,富有条理性和逻辑性,避免凌乱无序;谈工作体会要扣紧材料,根据材料进行提炼和升华,避免相互脱离。三是精炼。与任何机关文稿一样,工作总结也要力求精炼简短,同时要处理好精炼与全面的关系,既不能因为片面追求精炼而削足适履,把该写的东西精炼掉,也不能因为追求全面而毫无节制,把篇幅拉得太长。在全面的基础上力求精炼,二者不可偏废。

(二)详尽占有所需材料 

 起草工作总结的一个诀窍,就是做好起草前的准备工作,力求详尽占有所需材料。这是因为,起草领导讲话和贯彻上级精神的文件,有上级领导讲话和文件、报刊文章等作参考,有领导的意图为依据,而起草工作总结,没有任何东西可参考,全靠用事实讲话,没有事实就无以形成工作总结,凭空捏造不行,真假混杂也不行,只有老老实实地、原原本本地把材料抓到手。  

    ——调查情况要全面。要想写一个好的工作总结,即能反映事物的本质、能说明实际问题、能给人以启迪的总结,需要对工作的全过程进行系统的而不是片面的、深入的而不是肤浅的调查,需要掌握全面而不是零碎的、具体的而不是原则的情况,需要挖掘能启发人思考、具有指导价值的素材。了解情况越细,掌握情况越多,情况吃得越透,写起总结来才能得心应手,运用自如。从这个意义上讲,把全面情况了解清楚,是写好总结的基础工作。了解任何情况离不开调查研究,但在调查的内容、范围和对调查情况的研究上,写工作总结与写调查报告、工作研究等文体不同,有其特殊性。一是在调查的内容上,主要是围绕对“今年(或上半年、前段)形势怎么看,明年(或下半年、下步)工作怎么干”来展开的,着重调查对全年(或当前)基本形势的估价、对存在问题的分析、对做好明年(或下步)工作的意见和建议,等等。有时还需要弄清对总结影响较大的事例,弄清今年与去年、这段与前段工作的相互影响。二是在调查的时机上,一般是在下级年终(或半年)正在进行总结时或搞完总结时为好。这样有利于从下级摆的成绩、谈的经验、理的问题、找的教训中,吸取典型生动的情况和新鲜深刻的观点,使工作总结具有群众基础和一定的广度、深度。三是在调查的对象上,主要是领导干部和机关综合部门的负责人,有时也可以开一些机关干部、基层干部和群众座谈会。四是在调查的形式上,主要是找领导个别交谈、召开座谈会和调阅下级的工作总结及有关材料,必要时也可参加下级的工作总结会议。

——挖掘事实要准确。实事求是地反映情况,是起草工作的起码要求。我们常说统计数字要注意打假防假,其实对工作总结也要注意打假防假。因为工作总结也反映政绩,如果搞假数字、假典型、假经验,同样贻害不浅,不仅使自己的工作情况和效果失真,更有害的是使上级对该地区该部门的工作评价失真,甚至会给领导决策提供错误依据。为什么我们不能仅凭下级上报的工作总结来了解情况呢?道理也在于此。应该说,绝大多数单位和部门会实事求是地总结自己的工作的,但的确有的工作总结与事实出入较大,有一定的水分,没做的说成做了,做的一般说成做的很好了,还出了这样那样的经验,说得天花乱坠,到那里仔细看一看,根本不是那么回事。如果我们仅凭一面之词,就容易出偏差。所以一定要注意材料的真实可靠性,对重要材料要认真核实,尤其在需要列举典型事例时,要搞清楚这个典型是否真有那么好,能不能站得住脚,写上去人家服气不服气。列举数字同样注意这一点,不能凭想当然,不能统计加估计。总之,一定要把总结报告的事实材料挖掘准确。

——对来自各方面的材料要进行综合分析,从总体上、宏观上把握事物发展的态势和特征,从而得出正确结论。上一级的工作总结,毕竟不是下一级工作总结的简单相加,而要从中找出带共性、规律性的东西,由此体现全局工作的总体全貌。比如经济工作,各基层单位各有各的举措和特点,成效、体会都不一样,那么从全局来看又是什么状况?是喜大于忧还是忧大于喜?是否有特色还是流于一般化?是经验多还是教训多?又如开展某项阶段性活动,虽然各基层单位在步骤、方法上都是按上级统一部署进行,但做法、效果肯定不是整齐划一,那么从总体上看又怎么样呢?有没有达到预期的目标?所有这些,都要在综合分析的基础上做出整体判断。没有这种判断,整个材料就成了没有“主帅”的“游兵散勇”,变成零碎的情况罗列,这样的工作总结必然是不成功的。可见在起草之前,对各方面情况的透彻分析和总体把握是不可缺少、至关重要的。 

(三)把总体思路研究透

在调查了解情况的基础上,要认真研究好总结材料的总体思路,思路研究透了,动起笔来就省劲了。研究总结材料的总体思路,通常要把握七个问题。一是根据上级的指示、领导的意图、调查的材料与实际情况,确定总结的指导思想、中心和重点。二是根据确立的中心、重点和客观材料,在总结所要表述的总的观点指导下,确定写哪几个部分。三是根据事物内在的联系,确定各个部分之间、部分与中心的关系。四是根据各部分之间的关系、总结的重点和逻辑规律,确定各部分的次序。五是确定总结的中心和重点时,起点要高,落点要实,要抓住全局上的、有现实意义的、迫切需要解决的关键性问题,使主题具有时代性、思想性、针对性和指导性,必要时可把中心思想和总结的观点体现在总结的大标题上。六是结构要为内容服务。工作总结特别是年度工作总结,基本形式是“老三段”即基本情况、经验体会、今后意见等,但这不是工作总结的规定格式。文无定法,结构形式要根据内容和需要突出的重点问题而定,有时用“三段式”,有时用“两段式”,有时用“四段式”。有时按照情况、经验、意见的顺序写,有时把几个方面概括起来,按问题写。总之,要从结构安排上能够看出突出什么,强调什么,说明什么。七是对初步确定的主题和结构,既要敢于坚持,又要允许反复。有时费了很大劲,才把主题和结构确定下来,但由于领导对于某个问题的认识有变化,提出改变主题和整个结构的意见。这时,起草者要冷静,认真分析研究领导的意见,择善而从,切不可从情绪出发,或固执己见,或盲目服从。总体思路确定下来以后,要拟订写作提纲和计划,经党委常委或分管的领导同意后,即可动笔。

(四)善于高度概括

 高度概括是工作总结的基本特点。工作总结是通过文字来总结过去,部署未来的。在起草总结材料的过程中,必须紧紧把握和运用好高度概括的手法。

一是关注全局,突出重点。高度的概括能力,取决于对全局和事物内在规律的认识、把握,认识得越深刻,把握得越好,概括能力就越强。工作总结,最怕“总”不起来,照顾不到“面”;但又最忌讳“全”,面面俱到,抓不住重点。写总结时,一般都要强调以下几点:即成绩要说够,问题要点透,经验要找准,任务要讲明。这就是说要对成绩、问题、经验、任务要高度概括。成绩要说够,是指对成绩的估计要有足够的分量,不是说得越多越好;问题要点透,是指对存在的薄弱环节要有充分的认识,把要害的和倾向性问题指出来,不是点得越全越好;经验要找准,是指找最管用的、指导性最强的经验体会,找得越像自己越好;任务要讲明,是指要把干什么、怎么干讲得明明白白、清清楚楚。

二是精心提炼,体现特点。“一般化”是撰写工作总结的常见病。追究起来,就是缺乏对思想、经验的提炼,缺乏自身独特的东西。在起草总结材料的过程中,往往会进入这样的“误区”:大家辛辛苦苦干了一年,这也不错,那也很好,什么经验都想总结,结果写出来的只能是“一般化”。事实上,一年之中,不一定提出的每个思想、每项要求都那么符合实际;一个单位不见得方方面面的经验都过硬,即使什么都不错,也不可能什么都总结。所以,参加撰写工作总结的机关干部一定要防止进入这个“误区”。要在众多的思想、经验中选择好思想、好经验,从中提炼出“精品”,把最有新意、最能体现本单位特色的东西抓住,写实写精。

三是以纲带目,画龙点睛。这里所说的“纲”,指的是思想和观点,“目”指的是材料。以纲带目,就是用观点统率材料;画龙点睛,就是观点鲜明,恰到好处。这是写总结高度概括的重要体现。观点和思想是工作总结的“眼睛”,它不是凭空产生的,而是从工作实践和材料中概括出来的。用好一个观点,往往能节省很多文字。用观点统率材料,首先,要使观点很明确,有使人“眼前一亮”之效果,起到带动材料的作用;其次,材料要非常自然地为观点服务,使其融会贯通,浑然一体,而不是机械地用材料说明观点,要防止“纲”“目”脱节,形成“两张皮”;此外,观点和材料的结合,要采取灵活多样的方式,可以先亮观点,也可以先摆材料,还可以夹叙夹议,使观点跃然其中。

四是详略得当,剪裁合理。该详则详,该略则略,恰当地使用素材,这是写文章的基本原则和要求。写工作总结,要求就更高一些。如,语言要归纳、提炼,避免冗长的议论和论述;事例要精选,避免堆砌罗列;繁简要得当,有特色的见解要适当展开,一般认识要尽可能简明扼要,等等。这些从理论上讲都好明白,但有时实际上处理起来就比较困难。比如一项工作或一项活动开展后,肯定有不少的成果,如何把这些成果体现在总结里面,用哪个,舍弃哪个,哪个详写,哪个略写,这里面是有学问的。处理得好,各方面都满意,处理不好,就会造成不必要的矛盾。一般规律是,工作总结的范围越大,详写的机会越少,尤其是综合性的工作总结,对具体工作和典型事例很少展开写,大多是略写或简写。

五是精确表述,言简意赅。准确、精练的表述,是写好总结材料的又一要素,也是高度概括的必然要求。无论是分析形势,还是评价工作,无论是部署任务,还是提出要求,表述都必须非常精确,否则就会带来工作指导上的失误。具体说来,就是要做到六个字:明白、实在、确切。明白,就是层次分明,文字简洁明确,不能拖泥带水,含糊不清;实在,就是用事实说话,道理讲的充实,并且留有余地,语言朴实,注意分寸;确切,就是时间、地点、单位、人名、例证、情节,包括语法、修辞等方面,都要注意准确性、逻辑性。  

(五)唱好“重头戏”

工作总结的“重头戏”,就在于“出思想”、“出政策”、“出办法”。思想性、指导性是总结的灵魂,是制高点,是分量和质量之所在。要把“重头戏”唱精彩,使思想性和指导性贯穿于总结的始终,就要善于把握以下几点:

一是在形势分析中找出带规律性的东西。工作总结概述基本形势是必要的,但立足点必须是在分析上。“分析好,大有益。”离开透彻分析情况,概述对人们是没有多少启迪的。总结的目的之一,是通过对过去情况的回顾和工作形势的分析,把经验教训找出来,把规律性的东西找出来,对今后的工作有所借鉴和警示,以便发扬成绩,克服不足,少走弯路,达到总结一次提高一步,打一仗前进一步的目的。   

 二是根据新情况、新任务、新问题,提出总要求。面对新形势下出现的新情况和新问题,面对新年度部署、调整的工作任务,领导机关需要有个从宏观上把握的东西,以利于高屋建瓴地指导单位建设。这就是工作总结所要体现的完成工作任务的总的要求。使人们对下一步的工作指导和遵循,工作思路和重点,有一个总体的了解和把握,明确工作方向和奋斗目标。这样的总结才有较强的指导作用。 

三是研究提出本级范围内的政策措施。研究政策性措施,是起草人员为党委和领导出“大主意”、当“高参”。当然,机关所肩负的职能任务不同,提出的政策措施是不同的。一般来说,高级领导机关要立足于提出新的政策措施或完善政策措施,使人在政策制度上有所遵循。部队大区以上、地方省以上领导机关就属于这个层次,所提出的政策措施应该是宏观的、原则的,从指向性方面规范。其他领导机关大都属于操作层、落实层机关,提出的政策措施应该是微观、具体的,从操作性方面规范。否则,大机关“说小话”,小机关“说大话”,本末倒置,工作就很难有序运行。在提政策措施方面,也要强调按级负责,按职尽责,一级管好一级的事,既不能越权越位,又不能不到位。

四是解决单位建设中的倾向性问题。在总结材料中,对单位建设中暴露出来的倾向性问题,要集中进行解剖,提出防止和克服的办法。对解决倾向性的问题的表述,要注意这样几点:首先要从正面回答问题,既要坚持原则性、战斗性,又要动之以情,晓之以理,着眼于团结鼓劲,着眼于调动积极因素。其次提出的办法和措施要有预见性,不能就事论事,不要局限在具体问题的解决上,要着眼于建设,着眼于长远。再次要注意从领导机关的高度认识问题,提出问题,回答问题,着眼于提高领导机关分析、解决问题的能力和水平。

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