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怎么做好征求意见稿的回复工作?

2021-05-21| 来源:北辰遴选

工作中,有时领导会让你做一下某些征求意见稿的意见回复。因所属不同部门、单位以及岗位,朋友们在做这项工作时的具体任务也有差异,例如有的朋友完成意见撰写然后让领导审阅即可,有的朋友则需要全流程参与,除了撰写意见之外,还要做好后续的文件套头、盖印、发送等工作。那么,我们就以整个流程为例,来聊一聊怎么做好意见回复工作。

一、明确任务要求

拿到征求意见稿和相关文件后,朋友们要仔细阅读文件内容,里面会包含具体要求,例如意见撰写格式、回复时限、回复形式、联系人及方式等等,所以一定要仔细看,特别是有些要求在意见回复文件上加盖单位章,有些只要求回复内容即可,如果不及时区分好,后续会给工作造成一定麻烦。

二、撰写意见

这是意见回复工作的核心部分。朋友们在阅读征求意见稿时,一定要关注与你部门最相关的内容,说白了就是涉及你们部门工作的那块内容,并提出针对性意见。   

那要怎么提出意见呢?下面这几个思考方向可供参考:

(1)是否属于你部门的工作职责?

因为发文部门并非完全掌握情况,有些工作并非你部门的职责范畴,但是在征求意见稿中依然归入你部门,这就需要提出来。例如原先你部门有A职能,但后来该项职能划转到了甲部门,如果征求意见稿中还是把A职能放在你部门,那么就需要在意见回复中提出来。

(2)是否重复提及?

例如A项工作是你部门的重要任务,但是截至征求意见稿发出之前或者刚好征求意见稿发出之时,A项工作已经彻底完成,如果征求意见稿中还有A项工作的部署,那就需要提出来。

 (3)是否有冲突?

 在一些涉及工作部署的征求意见稿中,会给你部门提出具体工作指标和任务量,这个一定要仔细看,特别是比对。例如对于市级单位D局来说,政府工作报告中已经明确了年度任务和阶段性任务,全年工作肯定是围绕这个目标值来展开,但是征求意见稿中又提出了其他的目标值,产生冲突,那么就一定要说明。

(4)要求是否合理?

 一些征求意见稿除了列出你部门的具体任务,也会要求明确的完成时限。例如要完整某项专项整治任务,这个其实需要全年开展,但是征求意见稿中写了7月底完成,这显然不合理。又如,要求你们部门把某项审批工作的时限压缩到2日以内,但是你们部门早已通过各种方式将时限压缩到2.5天,且已达到极限无再压缩可能,这类完不成的任务,也属于不合理,需要提出来。

(5)是否需要增加?

 例如征求意见稿中安排了本年度重点支持的项目A、B、C、D四个,但是你单位之前上报的E项目并没有被纳入其中,所以就要提出意见,要求增加E项目,并且进行说明。 

 之所以要仔细研究征求意见稿,并且提出意见,是因为当文件正式发布后,必然会涉及工作考核,如果不提出准确、合理的意见,会给本部门工作造成很大消极影响。

三、形成意见回复文件

一般,意见回复的公文形式是“函”,基本要素包括标题、意见内容、单位落款、时间,正常情况下单位都有现成模板,套用即可。 

四、发送

 所有内容领导审核通过,就要正式发送回复文件。如果要单位盖章,那么就启动用印程序,在管理印章的同事那里进行登记,再交由领导签字确认,纸质文件盖章或者电子文档盖上电子印章之后,就可以顺利发送。

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