河北保定市委办公室深入学习贯彻习近平总书记关于做好新时代档案工作重要指示批示精神，为切实做好全市重大活动和重特大事件档案工作，成立市委常委、秘书长任组长的重大活动和重特大事件档案工作市级领导小组，负责档案的收集、归档、登记、备案、移交、接收和开发利用等工作，坚持科技引领，明确规范要求，落实保障措施，强化监督检查，确保全市重大活动或应对重特大事件时档案工作能够做到同步部署、同步开展、同步落实，稳步发展。
一、坚持科技创新，铺设“数字高速路”
重大活动和重特大事件档案具有主体复杂性、材料分散性、专题成套性、价值特殊性等特点，我们通过开发部署重大活动和重特大事件档案工作登记报备系统，有力推动解决档案在“收、管、存、用”方面的难题。该系统覆盖市县两级，在电子政务内网外网均可使用，满足涉密和非涉密重大事件和活动的信息传递、确认；具备综合协调、登记报备、移交接收、督导检查、报备提醒等功能。该系统按照“标准统一、功能完善、分级联动、业务协同”的原则设计，实现信息采集标准化、登记业务规范化流程化、档案管理电子化。
二、明确规范要求，绘制“明白卡”
依据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》等法律法规和档案行业标准，严格重大活动和重特大事件档案处置规范，明确重大活动和重特大事件档案收集范围、全宗设置、类别分类和保管期限、整理和移交、开发和利用等要求，做到应收尽收、应归尽归，确保收集齐全完整；明确纳入收集范围的各类别档案保管期限均为永久保存；明确责任单位重大活动和重特大事件档案全宗号仍采用本单位全宗号，保持档案的完整性和系统性；列出工作清单，在工作清单中明确登记报备的内容、流程和时限要求，以及档案移交报送、接收确认等流程，明确数字档案资源的利用和开发等内容。
三、落实保障措施，稳固“支撑点”
要求各地各部门把重大活动和重特大事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费纳入活动经费预算，档案主管部门、综合档案馆把开展重大活动和重特大事件档案工作所需经费列入本级预算，保障好重大活动和重特大事件档案工作“收、管、存、用”各环节工作。同时，为推动重大活动和重特大事件档案工作登记报备系统的更好利用，编制印发操作手册，举办系统使用培训班，详细介绍系统的操作方法和具体要求。
四、强化监督检查，用好“指挥棒”
为推动重大活动和重特大事件档案工作的有效落实，发挥档案主管部门监督检查的职能，采取线上线下相结合的方式开展监督检查。线上，发挥“互联网+监督”的高效快捷优势，每半年通过登记报备系统开展“线上监督检查”，及时发现应开展而没有开展或开展得不符合要求的情况和问题，通过登记报备系统向相关责任单位下发工作任务提醒或督促整改通知；线下，对于通过“线上监督检查”效果不够明显，或多次提醒没有达到预期要求的情况，采取“线下监督检查”的方式，深入一线，发现问题、分析问题、提出整改要求，督促工作落实。
（来源：《秘书工作》，作者系河北保定市委副秘书长，市委办公室档案事业处处长）
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