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你的会议记录记对了吗?

2024-02-23| 来源:北辰遴选

会议记录是对会议情况的真实记载,它客观反映会议的内容和进程,是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据,也是重要的文书档案材料。会议记录该怎么记?

一、会议记录的内容三要素

(一)会议标题。标题很重要,如会议记录缺少标题,后续查找起来就会费时费力。

(二)会议组织情况。这部分写在会议标题之后,需在会议开始前就把会议的组织情况写好,如:

①开会时间。写明具体的年、月、日,上午、下午还是晚上,有的会议还需写明几时几分。

②会议地点。写明在何处开会,如“某某会议室”等。

③会议主持人。一般直书姓名,必要时可写明职务。

④会议出席人。即出席会议的正式成员,按顺序列出。

⑤会议列席人。即不是会议正式成员,由于工作需要而参加会议的人。

⑥缺席人。可单独作为一条,要写出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以写在出席人、列席人的项目中,在括号内注明某某人因何故缺席,如“某某因公出差”“某某因病请假”等。

⑦记录人。写明记录人,是表示要对记录的内容负责。

注意:会议记录中凡涉及人名的应写全名,不宜只写姓加职务或职称。会议记录应使用统一制发的专用会议记录本或记录纸,会后立卷归档。

(三)会议进行情况。这是会议记录的基本内容,一般包括以下方面:

①会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录,多项议题的会议要用数字依次标出,以便于会后查找。

②与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映,记好这部分内容十分重要。会议发言应按照实际发言顺序记录,发言人姓名写在段首。

③会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映,是会议记录的主体。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据,记录者须认真、全面、如实作好记录。

此外,会议进行情况还包括休息、散会时间等。

二、会议记录的两种常用方法

一种方法是摘要记录,就是择其要点而记。这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来,而是着重记录发言要点、会议结论、决定和决议。摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断,哪些应记,哪些可不记,适当进行归纳后,记下重点。

另一种方法是详细记录,就是做到有言必录。把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来,包括发言中的插话等,都要详细记录,不能有取有舍,更不能只记结论。详细记录比较考验记录者的记录速度和技巧,条件允许的话也可辅以设备,或安排二至三人进行记录,以便会后核对补正。记录人如果有会上没听准确或发言者表达不清的地方,要及时找有关人员核对。

三、会议记录应注意的问题

会议记录必须真实、准确、全面、完整,不能随意增删改动,速记要忠实原话,段落要清楚,特别是表决时,赞成意见、分歧意见、反对意见和保留意见等,都应尽量写原话,把会议情况如实记录下来。

会议记录要妥善保管,不得外传或遗失。会议记录的整理,要做到语言文字规范,不能更改原意。印发整理后的会议记录,须经发言人审核。

记录人员要遵守保密纪律,不能随意泄漏会议的内容。

四、会议记录人员应具备的素质

要有高度的政治责任感。在工作中要做到一丝不苟,不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么问题,记录人员都要守口如瓶。有吃苦耐劳的精神,实事求是的精神,争分夺秒的精神和对工作负责到底的精神。

要有较强的听知能力。记录人员在会议中精力须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话,因此,记录人需要有灵活的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力和准确的判断力。

要有较强的写记能力。记录人员要有较丰富的知识,既要写得快,又要写得清楚,这需要掌握一些记录技巧。

会议记录人员平时应注重学习,多加练习,在实践中不断提高自己的政治素质和业务素质,这样就一定能把会议记录工作做好。

(来源:《秘书工作》,作者:郑瑞侠)


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