如何安全稳妥地陪领导出差?
有人说,想了解一个恋人,就跟他一起出游;想考察一个员工,就跟他一起出差。工作人员跟随领导出差,是领导对自己的信任。因此一定要做好与领导同行的每个阶段的工作。
一、出发前要“心中有数”。要明确领导要求陪同出差的用意,努力做到“五清”,即领导活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。确保领导所询问的问题能回答上来,有疑问的能解释清楚,拿不准的能提出建议。
(一)准备相关文件资料。如果是会议,应准备会议相关资料,要先学习有关内容,协助领导提供所需信息;如果是走访或谈判,应先做好对走访或谈判对象的调查和了解,特别是陪同刚到本单位工作的领导。同时将活动计划及时报告领导,让领导对活动安排也“心中有数”。
(二)预订食宿、交通。安排好领导的食宿、交通等,提前了解目的地的天气、交通、风土人情,安排车辆或订购机、车票,准备生活用品等。同时,及时了解必要的工作条件,保证领导临时办公的需要,如住宿地点有无网络、商务中心等,确保“不误时、不误事”。
二、出差中注意各种活动的衔接。照顾好领导的生活和工作,注意接待、住宿、座谈、讨论、参观、考察、研究等环节的衔接,协同领导落实交办的任务,随时准备处理各种突发事件。
(一)想在领导前,谋在领导先。对领导即将做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要领导讲话、讲什么内容等,要清晰明确,提前做好准备,及时提醒领导。如需要领导讲话时,要为领导带好讲话稿,认真检查有无错页、漏页,并按时请领导入场。
(二)掌握活动筹备进展情况。如领导所参加的活动,都有哪些任务参加,是否有人员变动或调整。安排领导在主席台就座,应先到现场查看,熟悉路线和环节,检查座次是否正确。如陪领导到达活动地点后,是进入休息室休息还是直接入场,应如何向对方领导或有关人员介绍领导等。
三、及时巧妙拾遗补缺。古人说:“屋漏在上,知之在下。”再高明的领导也难免有失误的时候,再精密的思考也难免有疏漏的地方。一旦发现失误或遗漏,应积极巧妙地加以弥补。不能唯唯诺诺、谨小慎微、前怕狼后怕虎。“无私才能无畏,不讳方敢直言。”只要出于公心,抱着对工作、对领导高度负责的态度,就不要有任何顾虑和担心。
四、其他注意事项。端正姿态。陪同领导活动忌“一人之下、众人之上”。
(一)要摆正位置,注意细节,注意礼节,树立组织良好形象。严守纪律,不能胡乱许愿,胡乱表态,更不能泄漏机密。严格遵守中央“八项规定”“六项禁令”。
(二)时间观念要强,乘车时要等领导,不要让领导等自己。
(三)程序先后不乱。用餐时要等领导坐好,再按照主人的安排入座,做到领导不到不能到,领导不坐不能坐,领导不吃不能吃,领导不起身不能起身。
(四)保持密切联系。在外出活动中,会有很多突发变化。陪同领导外出时,一定要与领导及同行人员时刻保持联系。如入住宾馆后,要让同行者之间互相知晓对方所住的房间、内部电话、移动电话号码等,以便及时联络。
五、出差结束及时完成后续工作。比如撰写报告、分析问题、报销费用、电话答谢对方、完成委托的善后事宜、总结出差的得失等。
(来源:一本书学会机关实务·办事)