大事记客观、全面、系统地记载着一个单位（地区）的重点工作、重要活动、重大事项，具有重要的史料价值。编好大事记，不仅便于本单位（地区）进行工作总结、检查、汇报、统计和上级机关掌握面上情况，也能为年鉴和史志等历史文献积累第一手资料。我们在编写市政府办公室大事记工作中，总结了“定、记、编、审”4个环节的做法。
一、定——确定编写要求
划定记事分类。紧扣职能职责明确记事类别，如，针对市政府办公室所承担的统筹协调、参谋助手、督促检查、服务保障等职能作用，将“大事”细分为会议、活动、机构、人员、问题、事件、奖惩、应急、专项以及其他等类别，方便记录者明晰“记什么”。
界定记事范围。严格按照“三定方案”确定的工作职能职责，合理界定记事范围。一般以本单位（地区）的重要工作、重点活动、重大事项为主，凡不属于本单位（地区）职责范围内且没有直接决策、参与的大事不记，不贪多求全、打擦边球、“套光环”。上级到本单位（地区）参加重大活动或检查指导工作并作出重大决策或重要部署、指示等，须记录在内。跨部门、单位、地区、领域的大事，以负责组织、牵头的部门（单位）为主记录，避免重复。
设定记事时限。编辑大事记不同于记录大事记，是在记的基础上甄选、核实、编排和处理。先设定好编选内容的起止时间，再设定好编辑周期频次。部门可以周或月为周期，形成每周大事记或每月大事记；单位定期编辑大事记可以季度、半年、年为周期，并在合适的时间点刊印年度大事记。
制定记事规范。一是表述格式须统一。大事记采用陈述句式，即“时间+人员+地点+事项”的表述结构，有时还需简要记录“经过”和“结果”。比如，“6月3日，市政府办公室研究决定，在办公室开展为期半年的机关干部能力作风提升专项行动”。二是语言表达须简洁。提倡“一句话新闻”的表述风格，不用修辞手法及修饰限制性词语，避免产生歧义。三是日期、时间、地名、人名、数字、标点等须准确。四是记录形式须规范。每事一条，同一日期下可以有多条。但同一人同一日接续开展的工作，可将多条合并为一段。比如，“9月3日，×副秘书长赴济南参加全省开放人才培训班；×副秘书长在济南市出席省重点外商投资项目推进会活动”。
二、记——记录大事要事
关于记录大事，我们坚持“三记三不记”，即：记大事、记要事、记新事；道听途说的不记、一知半解的不记、没有定论的不记。
如实记。真实是大事记的生命，记录必须实事求是，做到有一说一、还原事实，既不夸大，也不缩小，更不添枝加叶、无中生有。同时，注意表达清楚明白，不能模棱两可。
专人记。大事记应由专人负责记录，以保持记录的连续性、统一性、规范性，避免多头记录造成重复，或因交接不善导致记录断档。对可能形成交叉的工作，坚持向前迈一步，与其他共同完成该项工作的部门（单位）人员多沟通，避免出现遗漏。
随手记。养成“日事日毕、日事日记”的良好习惯，便于化整为零，如一周或一月结束再回忆和搜集，可能导致不够全面、准确，甚至降低工作质量和效果。
大事记的原始记录应尽量翔实丰富，一些特别重要的事项要将具体内容以条目式或框架式记录清楚，时间跨度较长的事项事后还要进行接续记录，将整项工作推进、落实过程记录完整。
三、编——编辑整理加工
编辑环节需要将各部门（单位）记录的大事记进行汇总。操作时，可遵循“详记简编、全记选编”的原则。
第一步：汇。将收集到的大事记录，通过“复制”“粘贴”，原汁原味地汇总好，做到全收全汇，为接下来的“优选”“精编”打好基础。
第二步：选。对照分类标准和入编条件，仔细甄别、严格挑选，将不符合大事记要求的条目坚决剔除。
第三步：编。按照日期排序，将汇集、甄选后的“大事”初步合成一个整体，然后对交叉、重复的事项进行合并统编。在此基础上，将所有入选的条目进行精编，确保无重复、无遗漏。其中，对表述不规范的条目需“回炉再造”，对存有疑义的认真核查、确保无误。
四、审——审查汇编内容
以对历史负责、对事业负责、对单位负责的态度，做好审校工作，把好大事记的质量关。
做到“严”。一事一条研读，一字一句斟酌，切实把好政治关、政策关、内容关、格式关、文字关，做到事经我手无错讹、文经我校无纰漏、数经我核无差错。需考证的事项仔细考证，确保每条大事记录都客观准确。
做到“精”。校对的过程，也是再编选的过程，力求重点突出、宁缺毋滥，确保大事记系统全面、要言不烦。
做到“密”。坚决守住保密底线，做到涉密内容不编入、编入内容不涉密，并进行专门保密审查，确保不泄密。
（来源：《秘书写作》，作者单位：山东潍坊市政府办公室）
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