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如何规范撰写会议纪要?

2023-10-05| 来源:北辰遴选

一、什么是会议纪要?

会议纪要是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具,党政机关、团体、企事业单位都可以用纪要行文。纪要是根据会议记录、会议情况以及各种会议资料进行综合整理后形成的一种具有纪实性、指导性的公文,它具有高度凝练性和较强概括性。

会议纪要可以多向行文:一是可以向上级机关汇报会议情况,以便得到上级机关对工作的指导;二是可以向同级机关通报会议情况,以便得到同级机关的支持配合;三是可以向下级机关传达会议精神,以便统一认识,贯彻执行。

二、如何撰写会议纪要

会议纪要的结构一般由标题和正文组成,正文又分为前言、主体和结尾三部分。

1.标题。一般由“会议名称+纪要”组成。例如:××省人民政府安全生产专题工作会议纪要。

2.前言。前言部分交代会议概况,包括会议时间、地点、主持人、发言人、会议目的和任务、主要议题等。如:X月X日,副省长、省政府安委会主任××主持召开安全生产工作专题会议,研究部署近期安全生产工作。省政府副秘书长、省政府安委会副主任蔡××,……,等有关部门和单位负责同志参加会议。

3.主体。会议纪要的主体部分按照逻辑关系可以分成三块,一是上级有什么精神,一般由“会议认为”等导语开头,写明今天要研究的这项工作目前的情况,有什么重要的意义或者作用,工作的主要原则等。二是明确会议的成果,一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头,写会议做出的一些重要的决策,具体到下一步工作的方法步骤、工作措施等。三是提出工作要求。一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。这三块内容要分层次整理叙述,确保逻辑分明、条理清晰。

4.结尾。纪要的结尾部分一般标注出席人员、列席人员、缺席人员信息等,这里要注意的是,会议纪要是集体讨论决定事项,一般不标注发文机关,一般没有附件。

三、实例分析


××省人民政府安全生产专题工作会议纪要

X月X日,副省长、省政府安委会主任××主持召开安全生产工作专题会议,研究部署近期安全生产工作。省政府副秘书长、省政府安委会副主任蔡××,……,等有关部门和单位负责同志参加会议。

会议指出,国务院安委会第三督查组于9月12日至16日先后在××、××、××三市进行了督导检查,督查发现……问题。

会议要求,各地、各有关部门要以国务院安委会此次督查为契机,……,切实扭转当前安全生产被动局面。

会议议定以下事项:

一、提前准备节假日安全生产检查工作。

二、切实抓好当前安全生产的各项重点工作。

三、认真整改国务院安委会督查组提出的问题。

出席:省经济和信息化委××,……,等。

列席:

缺席:


会议纪要承载会议精神、记载会议情况,在撰写过程中要坚持以记录客观事实为主要职责,最大限度还原会议的真实情况,做到不遗漏会议重大信息、不曲解会议主要观点、不偏离会议议定结论,注重归纳整理一致或基本一致的意见,并充分体现会议召集人的讲话精神。这份纪要属于典型的会议纪要,将组织机构、主持人、主题、参会人员等特征要素合理地安排在标题、正文、结尾处。纪要结构严谨规范,决议内容一目了然。

四、需要注意的事项

撰写会议纪要注意几个问题:

一是内容上要真实。会议纪要最突出的特点就是纪实性,会议纪要的写作不能离开会议实际搞再创作,大家研究的什么就写什么,谁说的什么就写什么,不能想当然进行加工创作或者延伸,一定要确保内容的真实性,场景的还原性,如实反映出会议实际内容。

二是表达上要精要。会议纪要不是会议记录,不是眉毛胡子一把抓,不是记流水账,而是根据会议情况综合汇总而成。撰写会议纪要时,要重点围绕会议主旨及主要成果来提炼整理,在叙述过程上尽量的简化,把重点放在介绍会议成果上,研究了什么内容,决定了什么事项,做出了什么决策要说清楚,有哪些较大的分歧点也可以适当纪要。

三是行文上要规范。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,使用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等惯用语。撰写会议纪要时,应对这次会议的重要内容、各种会议材料以及议定事项等进行分层次、分类别的概括和归纳,要有清楚的条理和清晰的眉目,让人看完后研究了什么工作,做出了什么决策一目了然。


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