公文签收、流转是办公厅（室）充分发挥以文辅政、参谋助手作用的重要方面，对党政机关掌握情况、研究工作、部署任务、推动落实具有基础性作用。北京市委办公厅按照“畅通提速、规范把关”总体要求，充分发挥中枢部门职责，不断提升公文签收和流转制度化、规范化、信息化水平。
一、畅通渠道
畅通纸质和电子文件“双轨”渠道。在使用机要交换系统传递纸质公文的基础上，依托北京市电子政务内网，建立覆盖全市16区和市直机关、市属企业、高校及部分重点单位的电子公文系统。在机要交换户头下增设电子户头，按照户头管理有关规定进行统一规范，在全市层面基本建立起以电子系统为主、以机要交换为补充的“双轨”渠道。
畅通报送和流转“双向”渠道。依托电子公文系统和机要交换系统，打造“收”“发”双线传递闭环。已开通电子户头的单位，原则上通过电子公文系统向市委报送公文，实现公文随发随收“零延迟”，有力提升了公文报送的时效性和便捷性。已办结的公文，优先通过电子公文系统第一时间反馈办理情况，并随时查看接收情况，适时催办提醒；未开通电子户头的，结合实际情况，采取机要交换、上门取件等方式及时反馈。
二、提速增效
制定公文办理“三快”机制。按照雷厉风行、马上就办、又好又快的工作要求，严格落实公文签收、办理、报批、流转、反馈等各环节工作，确保各类公文“快送快办快报”。特别重要的紧急公文，列为最高优先级，即收即办，确保“上情下达、下情上报”的时效性。
建立24小时全天候值班制度。完善《办文值班值守工作制度》，做到公文“随来随办”。确立“首接负责制”，设立“日清制度”，切实做到“事不过夜、案无积卷”，确保公文接收办理工作不断线不延误。
积极推进移动办公系统应用。为适应公文快速办理的新要求，在安全保密前提下开发移动办公系统，完善移动条件下的公文办理业务流程，不断丰富应用场景建设，有力保障公文及时签批流转。
三、规范操作
规范收文渠道。统一收文入口，主送市委和市委办公厅的各类公文由秘书处统一接收、统筹办理，规范公文收办的“上游”，做到收文途径和标准统一、办理方式和路径统一。
规范签收登记。制定《机要文件、资料收发管理实施细则》，所有来文均须在办公自动化系统登记标题、文号、密级、来文单位、报送人、签收人、报送和签收时间等信息，确保台账清晰规范，便于随时查询、检索、利用。其中，纸质文件在核对份数、检查文件完整性后，进行电子化处理并上传系统登记；电子来文由系统自动抓取有关信息，核对文题是否一致、页码是否完整后进行登记。存在问题的公文，在与来文单位沟通后做退文处理，并在系统“已退回公文”模块登记相关信息及退文原因。
规范流转接收。在公文办理过程中，及时将审核意见、情况说明、拟办意见、签批情况、流转情况等信息上传系统，构建全要素、全周期公文办理电子库。建设公文条形码系统，在打印公文办理单时自动生成“条形码”，在公文报批及接收的各个节点扫码登记，自动记录接收人、接收时间等信息，实时追踪公文去向，切实解决“公文去哪了”的问题。在电子公文接收端使用打印控制功能，严控文件打印份数，并在打印文件上添加收文单位水印，确保公文流转安全。
四、严格把关
把好格式关。对来文的格式、文风、篇幅等进行把关，坚决纠正文种不当、格式错误、篇幅过长、错字别字、表述不规范等现象，并视情做退文处理。定期在全市通报各单位向市委书面请示报告情况，督促各单位不断提高公文起草、报送质量，保证公文的严肃性。
把好程序关。根据隶属关系、职权范围等，严格落实分级审核、逐级把关要求，对涉及政府事权的事项，由政府审核通过后再向党委报送；涉及多个部门的事项，事先征求相关部门意见。严防报告夹带请示、一文多请、多头报送等现象，拒绝“带病报送”。
把好内容关。保持高度政治敏锐性，对存在问题的请示报告事项坚决予以纠正。充分发挥市委办公厅业务统筹、综合协调作用，对来文事项按专业领域深入研究、严格把关，切实发挥参谋助手作用。
（来源：《秘书工作》，作者单位系北京市委办公厅）
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