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办公室业务培训讲稿,最真实的技巧和 经验,教你起草文字材料!

2024-03-09| 来源:北辰遴选

希望通过今天的授课,提高大家对材料的评价标准,看材料的眼光更高些,达到两个效果:一是严格指导把关各类材料,做到“工作有亮点、材料有体现”;二是培养引导本单位出更多的材料写作人才,提高以文辅政的能力水平,助力万宁高质量发展。主要讲五个方面的内容。

一、要高度重视文字材料工作

(一)要解决思想不重视的问题。总的感觉,当前一些部门认识上有误区,对文字材料的重视不够,认为把业务工作干好就行了。

我们为什么要重视文字材料:一方面,文字材料是部门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料中,要开展什么工作都说不清楚,影响了沟通效率,就会导致工作大打折扣。另一方面,文字材料也是本级部门向上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出色,如果不能很好地概括和提炼亮点,写成了流水账,让上级部门、上级领导看得云里雾里,就会非常可惜。所以,我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来看,就像人要有两条腿一样,才能正常行走。

(二)要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导说,我也知道文字材料很重要,但是找不到人来写。人怎么来?靠发现和培养。

怎么发现能写的人?首先,文字材料工作不看学历专业、不分男女老少,只要用心,方法得当,都能写出合格的文字材料。其次,哪些人会更容易进入状态?跟篮球队选拔球员要身高190厘米以上,而体操运动员一般160厘米左右,有些干部具备的一些特质,会更适应写材料。比如,责任心驱动(服从工作安排、能够随时加班)、学历较高(学习能力强)、学生时代作文被当过范文(有写作基础)、逻辑思维严谨(问题导向较强)、杂家(喜欢涉猎各种知识)。

重点还是要靠培养。怎么培养写作的人?一方面要言传身教。重大材料分管领导要带着办公室主任和写作骨干一起研究,不能一味地甩手丢下去,特别是新手多,不熟悉情况,就会耽误时间,影响工作。另一方面要严格要求。短时间内,让新手了解单位乃至全市工作情况,几种常用的材料怎么写,就要压任务给他们,而不是要等一年半载,把人给荒废了。刚开始,时间要服从质量,一些不那么紧急、常规的材料,可以给他们练练手。培养人还要靠好的机制,要奖优罚劣,树立导向。干得好的年度考核评优、优先晋级提拔;干得不好、态度还差的,及时警示,直至调整岗位。

个人认为除了两办等综合部门外,一般部门除了办公室主任,要有1-2人比较专于负责文字材料工作,大部门2-3人。

二、文字材料起草的几个步骤

(一)接受任务。有周期常规性材料(如年初部署、年底总结等)、突发随机性材料(上级检查、专项活动等)。周期性的要提前准备谋划,不要等领导要求,或者时间快到了,才匆忙开始。

(二)确定主题。要清楚这个材料是用来干嘛的?向上汇报还是向下部署?有些材料接受任务时候就知道主题,但有些不那么明晰,比如作经验介绍,要围绕哪些方面?最好能跟领导沟通再着手,避免推倒重来。

(三)拟定提纲。不论文章长短,提纲必不可少,特别是大材料,用来统一想法,免得写着七零八落,甚至离题。一般不超过三级标题,最后哪级标题要写什么内容,可以标注关键词来提醒,以免遗漏。

(四)充实内容。内容是要对应标题来写的。一个小标题下的内容可以是并列关系,也可以是递进关系,一件事一件事来写,条理要清楚。现在都提倡短文,要多些结果性表述,多用数据和事例说话。写的时候要一气呵成,不要死磕在一个地方。

(五)修改打磨。成文后要回过头来,一字一句地看。不要提一些不切实际的目标任务,不要有语句上的硬伤、数据上的错误,甚至出现错别字等问题。事关几年的长远规划和工作报告,还要反复征求意见完善。

三、几种常见文稿写法

(一)报告总结类文稿。比如各级党代会的报告、各级党委全会的工作报告、各级人代会的政府工作报告,各地各单位的工作总结、工作报告等。

这类文稿的写法是:第一部分,一般是总结工作,包括做法、成效、体会、存在的不足等。第二部分,分析面临的形势、提出指导思想、目标等。第三部分,今后的工作任务。第四部分,加强党的建设或关于加强组织领导、狠抓落实的要求。

注意事项:一是开头段表述要新,紧跟形势,有时候看到一些部门总结开头,明显感觉是一直沿用下来的。二是总结成绩要用数据说话,全面又要突出重点。写不足要表述到位。三是下一步要精炼简要,有干货,不能都是虚的。

(二)专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。

一般结构是:第一部分,开展这项工作的重大意义(可融合成绩和不足来写)。第二部分,具体目标和工作任务(要抓好的几项重点工作)。第三部分,加强组织领导,明确责任分工,强化队伍建设,抓好督导落实等要求。也就是常说的“三段论”。比如我们年初召开的2023年政法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议,就是这类。

注意事项:一是如果就一项工作来部署,分管领导和主要领导要怎么说,会不会说得重复?分管领导做的部署可以比较全面,主要领导则聚焦几个重点领域,讲问题讲事例,这样就不会大幅重复。二是部署会要看是不是有阶段性推进,只开一次的部署会和经常开的推进会,写法不一样。比如像年初的部署会、主题教育部署会之类的开一次,就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会,就要说得细了。要把各个阶段中央、省和市不同的要求,推进过程中发现的问题和解决措施写进来,不能一个稿子用了一年四季。

(三)工作汇报类文稿。即下级向上级汇报,比如你们向上级部门或者向上级检查组汇报工作,都是这种类型。

基本结构是:第一部分,汇报开展工作成效,要尽量突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分,谈存在问题和不足,虽然是讲问题,但也要让上级看到我们对这些问题是采取了措施、作出努力的。第三部分,讲下一步工作打算,要精练务实,不虚头巴脑。第四部分,可视情况提建议或请求帮助事项,适当写几条不宜过多,想要上级帮助的具体事项,不要泛泛而谈。

注意事项:一是汇报跟总结有相似之处,但不是完全一样。总结重在全面,汇报要突出亮点和特色,不然平淡无奇。二是汇报要根据上级要求来写,要看是偏重于听成绩、问题还是下一步打算。对各种上级检查来说,一般是听问题为主,这就要求写问题要研究透了。比如,像巡视、环保督察等,要求问题篇幅高达60%以上,问题就要写到位了。对上级领导来说,如果倾向于听下一步工作思路为主,成绩就要简要地讲,不要过度渲染,下一步工作思路要清晰可行。

(四)表态发言类文稿。这也是用得比较多的类型,比如上级刚部署一项重要工作,需要听下级打算怎么做;或者你们有项工作推进不大好,排名落后了,要做表态发言;还有各种检查组进驻检查工作,有时见面会上需要你们要做简短表态。

基本结构是:首先是对这项工作表示拥护或者同意,接着可展开三个部分。第一部分,可谈从思想上认识到这项工作的重要性;第二部分,谈打算采取的一些比较务实的工作措施;第三部分,谈从加强组织领导、压实工作责任方面,确保这项工作落实到位。

注意事项:表态不是光听你的调门高,第一部分谈完思想认识后,第二部分怎么做要有实实在在的举措,特别是工作落后的表态,如果第二部分说得虚头巴脑,容易会让上级觉得你敷衍了事,或者认为你拿不出好的办法来扭转落后的局面。

(五)典礼致辞类文稿。这类是比较简短的文稿,一般为项目动工典礼、庆贺仪式,以及上级在你们这里召开会议或搞活动等,需要你们领导致辞。

这类简短讲话稿可不设小标题,但是框架上也要有先后顺序,一般为:第一要对会议召开或仪式、活动举行表示祝贺,对大家到来表示欢迎,对各界长期关心你们工作和发展表示感谢。第二要指出这项工作或者活动完成的意义,介绍基本情况以及涉及这项会议或活动主题相关工作开展情况。第三是你们将以这次会议召开、仪式或活动举办为契机,下一步打算怎么干,欢迎大家对你们工作提意见建议。最后是期望会议、仪式或活动取得圆满成功。

注意事项:这类文稿一两页纸即可,虽然简短,但要写得漂亮。从之前有关部门报送代拟稿情况来看,这类文稿往往写得不够理想,感觉写得比较虚,用语也不够精炼。建议写的时候,可以从网上多看看几篇,借鉴一些好的表述,再结合实际情况,做到虚实结合。

(六)调研指导类文稿。这类文稿是上级讲给下级听的,比如你们到下级去开会,就是这种类型。这类也是比较简短文稿。

基本结构是:第一为开场白,表明这次调研指导目的或者听取汇报的来意。第二要对下级工作表示肯定,这部分通常比较简短,我们给领导准备稿子时候可以提供一些参考性的东西,因为领导还要根据下级在会上讲的内容进行概括,免得脱离实际。第三是对下级下一步开展工作提出几点要求,这是重点部分要展开写,有针对性地提一些具体工作要求,不可太笼统。

注意事项:这类文稿大家用得不多,会用到的是有下级系统的部门,比如教育局、卫健委等。起草这类文稿,要摸清下级单位的情况,有必要的时候要下去走走,而不能光看他们报上来的材料。上级部门去下级调研,有例行的,但多半是为了解决问题,所以要找准下级单位的问题,在材料中替领导出谋划策,提出一些可行的工作措施或建议。

(七)主持小结类文稿。主持词或者小结类讲话,应用的也比较多,也是简短文稿,通常2页纸以内。

这类文稿通常结构是:作为主持词的话,首先开头要讲这个会议召开或者活动举办的意义,“为了什么什么”,介绍参加的领导干部,讲下有几项议程,逐项议程进行。议程完毕,然后要小结,简明扼要地概括这次会议或者活动主要内容、取得的成果。最后要对贯彻落实会议或者活动精神提几点要求,可先提如何抓好精神的传达学习,以什么样的形式传达给哪些人;如果还要扩展,可以结合这次会议精神部署需重点抓好的几项具体工作。

注意事项:这类文稿用得比较多,各种会议有讲话的,就会有主持的。主要特点就是要短,一般主持的是二把手,一把手做完重要讲话后,二把手简要地做下总结,并提出几条抓好会议精神的要求,一般来说两三分钟内即可。我看过有些主要领导讲话和主持人的总结讲话,主持人的总结讲话就是一页纸以内,甚至连一、二、三都不说,就是一段话。

四、几类常用公文格式

中共中央办公厅于2012年4月16日发布了《党政机关公文处理工作条例》,并于2012年7月1日起正式施行。《党政机关公文处理工作条例》统一了公文种类,共15种公文:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。下面主要说说经常使用的7种公文(通知、报告、请示、通报、意见、函、纪要)。

(一)通知。通知是大家接触比较多的一类公文。简单的通知,比如今天的培训,大家就会接到通知,什么时间、什么地点、什么人参加、做什么事。也有复杂的,比如《xxx单位关于学习贯彻落实党的二十大精神的通知》,这个难度要大些。总的来说,通知要由这几个部分组成:一是标题。什么部门要发什么样的通知,或者转发通知。二是发给哪些部门。三是通知的内容。四是有些通知还会有附件,附在后面。

(二)报告。报告是大家也经常会接触的种类,有个人的,比如个人述职述廉报告。也有集体的,比如下级向上级的报告,这个其实跟前面讲过的工作汇报相似。主要格式包括:一是标题。二是报告事情。开头部分要写报告的原因或者简要的事实。比如,根据什么什么,现将情况报告如下。三是取得成绩。四是存在问题。五是下一步工作打算。六是如果是下级对上级的报告,当面口头报告可以讲几点诉求。大家要注意的是,不能把报告写成了请示。接下来说到请示,请示是要得到上级批复,报告则不要写“妥否,请批复”。

(三)请示。请示是下级向上级请求指示或批准事项所使用的一种公文形式,也是常用的。比如,向上级申请经费等等,用的就是请示。请示特点有:一是一文一事,一篇请示只能写一件事,不能一文多事。二是请示一些重大事项或者重大经费时候,要提前做些沟通,不要盲目地就往上级报请示。三是要把请求上级批复的理由说清楚。比如说需要经费,这件事很重要,是为了xxxx,而财力又紧张,所以请求上级帮助。

(四)通报。比如表扬通报或者批评通报。结构是:一是标题。什么单位,要发什么样的通报。二是正文。开头先是为什么要通报,接下来写通报事情的起因、发展、结果、影响,然后怎么解决的。三是号召类的话。比如表扬的,让各单位对标先进;批评的,让各单位引以为鉴。等等。

(五)意见。这是规格比较高的公文,市级以上用得多些,各镇(区)、各部门用得要少些。像市里近几年开的市委全会,出台的实施意见,就是这类。《意见》一般结构是总体要求、工作原则、具体目标、若干意见以及组织领导。

(六)函。函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函作为公文中唯一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。“函”的写法要注意几点:一是“函”的内容要专一、集中。一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。二是“函”的内容要真实、准确。三是“函”的写法以陈述为主,把要商洽的工作,询问和答复的问题写清楚就行。四是发“函”都是有求于对方的,或商洽工作,或询问题,或请求批准。所以“函”的语言要求朴实,态度要谦逊。五是“函”的结尾,一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语,有时也不用。

(七)纪要。一般来说,办公室人员接触得多,也都会写,但要写准写实,也要下功夫。像我们政研室,就承担着市委常委会会议和专题会议纪要的任务。来到我们政研室,最初的锻炼就是要学会会议记录和起草会议纪要,算是入门的基本功。大家要注意,纪要不是记录,不是所有人说的记录下来就成纪要了,而是要有归纳和概括,把重大事情和主持人(一般是一把手,以他说的或者同意的为准)讲话归纳提炼出来,用语是肯定性的词汇,不要有“比如什么什么”等等之类的,纪要不是讲话,讲究严谨。

五、一些写作建议

(一)当学习上的有心人。宋代诗人陆游说:“汝果欲学诗,工夫在诗外”。文字材料写作最基本的要靠学习积累。每天有各种新闻发生,工作也时不时有新的部署,只有不断更新知识,才能持续不断地输出好的文字。建议分管领导和办公室主任在单位建立定期学习机制,了解最新的时事政治,学习中央、省和市关于你们工作的系列部署,借鉴兄弟单位的经验做法。除了集中学习,更要靠每天的自学积累,以上率下带动单位写作骨干们主动学习。量变就会引起质变。通过学习积累既掌握上级方针政策,又了解同级工作动向,就不愁没内容可写了。

(二)当工作上的明白人。工作干不明白,写起材料来就是糊涂账。现在的文字材料都要求精炼实在,不绕来绕去,有些材料写得云里雾里,就有可能是对工作了解不够。记得前几年写某个材料的时候,我当时既要了解全市的工作情况,还要了解在全省的排名情况。多问几遍,就把负责这项工作的工作人员问住了,他说得问省里才能给我答复。所以写到一项工作,我们要知道这项工作主要有几个抓手,要解决什么问题。想清楚弄明白了,列好提纲才去写。一直说文字材料要写得亮眼,怎么才能亮眼?如果工作开展得不好,靠各种技巧去修饰文稿就是花拳绣腿,在玩文字游戏。今年省政府报告要求每个市县和省直部门抓5项创新性亮点工作,市政府报告要求每个镇(区)和部门谋划1项创新性亮点工作。在座的都是单位的智囊团,要多去思考,向单位主要领导建议,把工作干出彩了,才好总结到材料中去。

(三)当文字的美工家。要善于概括提炼。为什么有的材料看起来像记流水账?就是缺乏概括提炼,看上去很散。特别是经验介绍材料和工作汇报材料,平铺直叙很难给人留下印象。一定要善于概括提炼,拟的标题要亮眼,可以考虑“一、二、三、四、五”,“五个坚持”等等,读起来朗朗上口。

(四)不当文抄公的借鉴者。有句话讲“天下文章一大抄”。现在获取信息是很容易的。接到一个材料起草工作,可以先花时间上网看看人家是怎么写的。找几篇写得不错的,看人家的标题是怎么提炼,内容是怎么布局的,来学习借鉴。这就是说的站在“巨人的肩膀上”,而不是大段大段地抄,抄出事故来。我们有时候接到个别部门报来的材料,一眼就看出来是抄的,抄的水平并不高,因为结合万宁实际做得不够,在万宁可以这么说,在别的市县说也没错。抄的时候也懒,借鉴的就不够好,感觉是中学生去抄小学生作业了。所以参考借鉴,要耐心找几篇写得好的。借鉴写得不好的,只会把你带歪了。

(五)当领导的扮演者。简单地讲就是,负责哪位领导的文稿,就要站在他的角度去思考工作,把我们的思维、步调调成跟领导同频共振,才能写出领导满意的文字材料。比如,这位领导喜欢怎样的用语,喜欢用古诗、排比句,还是实实在在的表述?写了几次之后,熟悉他的习惯,要把自己当成他,去思考这项工作怎么干,材料写成他习惯用的表述,也就是要“关起门来当领导”。

(六)当善于思考总结的智者。我们把起草好的文字材料交给领导后,不是就完事了。领导看完后,我们要看他照用了哪些地方,改了哪些地方,总结分析一下原因,我们写得哪里好、哪里不好,为什么领导想到了我们想不到,“吃一堑、长一智”。我们政研室就经常组织干部复盘材料起草,让干部思考两个问题:一是自己起草时候感觉有什么困难,是不大了解工作,还是表述卡壳?二是领导改的地方,跟自己原来写的相比,好在什么地方?经常思考总结,才能打一仗,进一步。

(七)当年轻干部的指路人。文字材料工作是件苦差事,咱们分管办公室的领导和办公室主任也有体会,大家往往也是单位加班加点比较多的人。近年各单位进来了不少年轻人,我觉得不管年轻干部在哪个部门,都要把文字材料当成基本功去练,练好了对单位工作和他本人成长进步都有好处。年轻人的优势是学习能力强、可塑性强,但遇到挫折容易打退堂鼓,所以还需要有人带着指点迷津,不断鼓励他们。年轻人的积极性和创造性调动起来了,就能给我们带来惊喜。

(来源:万宁市委办公众号)


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