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办好大型国际会议,有哪些重点环节?

2024-04-21| 来源:北辰遴选

办好大型国际会议,能起到助推事业发展、讲好中国故事等作用,以我们曾举办的首届世界职业技术教育发展大会为例,主要应做好以下七个环节的工作。

一、明确会议主题和目标

办好大型国际会议,必须高度重视、高度聚焦、高位推进。

一方面,以我为主做好谋划。主题的确定应从广泛深入的调研中来,通过摸清国际趋势,确定我国的比较优势。首届世界职业技术教育发展大会基于24个驻外使领馆的专项报告,契合联合国倡导的可持续发展议程,突出我国职业教育与产业界、企业界和经济社会深度交融的发展优势,确立“后疫情时代职业技术教育发展:新变化、新方式、新技能”的主题。

另一方面,充分运用国际规则和话语。首届世界职业技术教育发展大会围绕数字化赋能、产教融合、绿色技术、技能和减贫等七个国际热点词,按照“内容相互支撑呼应、时间安排略有错开”的原则衍生出14个相应的平行论坛,吸引国外嘉宾根据主体需求、区位时差自主选择参与。

二、协同组建会议专班

想要井然有序、从容不迫地完成紧急重要工作,一支专兼结合、优势互补的团队是关键。

一方面,强化统一协调。成立大会筹办领导机构,明确参与单位及职责;定期召开协调会议,倒排工期、挂图作战,推动筹办进入快车道,对重点工作逐一销账,确保任务落地。

另一方面,组建工作专班。注重发挥机关干部、抽调干部和专家团队各自专长,把各方力量拧成一股绳,实现思想高度统一、模式高度创新、执行高度有效,将工作专班建成运转枢纽、参谋团队、后勤支撑。

三、周密制订会议方案

一是按照有关规定、程序合理安排大会总体方案和邀请、宣传等若干子方案,明确标准、责任、时间、地点等。

二是提前确定各平行论坛主题,准备好在同期活动播放的宣传片、发布的倡议或动员令等。首届世界职业技术教育发展大会同期举办“一会、一赛、一展、一联盟”,发布《中国职业教育发展白皮书》和大会共识性文件《天津倡议》。

三是启动形象系统设计,打造独有IP并申请注册专利,在会前的海报、邀请函,会中的主画面、宣传片,会后的汇编书籍、大会专刊等环节全面应用,固化视觉印象。

四是提前做好预热,通常会以新闻发布会的形式宣介大会的筹备情况、特色亮点等。

四、精心邀请参会嘉宾

参会嘉宾是国际会议的重要角色,邀请在相关领域内有影响力的嘉宾参会既能增强会议效果,又能助推形成会议品牌。嘉宾邀请方面,可采取重点邀请和广撒网相结合的方式,从不同角度向不同人群介绍会议主题。

首届世界职业技术教育发展大会,通过三轮征询最终确定发言和参会嘉宾名单。第一轮由有关部门按既定比例推荐,向确定拟邀请的近200名各国发言嘉宾和现场参会的近500名各国代表发邀请函。第二轮针对缺席反馈,根据界别、国别、主题等进行定向补位,经报批后再次发邀请函。第三轮根据反馈情况再定向增补,最终确定名单,并设计报名系统动态跟踪、及时调整。同时,还要设计好重量级嘉宾演讲,保证影响力。除此之外,要为可能出现的各种突发事件做好预案。

五、做好会议文稿撰写

国际会议的文稿应注意以下三点 :

坚持中国底色。着力通过中国故事、中国声音展示底蕴、突出内涵、提升形象。如此次大会发布的《天津倡议》开宗明义“职业教育是创造价值的教育”,表明我国职业教育的发展理念。

注意打开视野。紧密围绕会议的战略定位和主题内容进行,主旨报告、重要讲话、新闻通稿等各类文稿层次角度要有所区别,既要国际国内结合、顶层基层融通,又要有细节、有故事、有看头,让国际友人和各界同行有所共鸣。

注重中西合璧。既写出中国味道、中国特色,又对接国际话语体系,写出亲和力、共通感,精准、规范、恰当地运用政治语言、通俗语言等,确保文稿有里有面、有声有色。

六、确保现场万无一失

抓现场彩排。分批组织每项任务和每项分工的演练,全流程、全要素、真场景的实地彩排,重要议程、关键环节专项强练。

抓开幕式。开幕式是一场国际会议的门面和第一印象,将设计好、组织好开幕式作为重中之重,考虑时差因素,对各环节反复推敲、精心实施,做到点位精准、时间可控,确保环环相扣。

抓现场服务。把握会场节奏,紧盯工作细节,对主持词、主旨报告、发言顺序等了然于胸,做好领导嘉宾的座位站位安排、引导登台以及现场秩序维护等工作。

七、抓好会议宣传转化

对国际会议而言,做好宣传工作十分重要,要以硬核、有辨识度、有传播力的宣传内容打造“拳头产品”,引导各类媒体以宣传矩阵“深挖富矿”,充分释放媒体的新闻报道优势。首届世界职业技术教育发展大会实现了众多网站平台媒体直播,呈现出更好的现场效果。

最后,一场国际会议召开完,总结复盘和成果转化必不可少,特别是要针对会议形成的共识事项、创新机制、政策措施等,制定成果转化工作落实清单,切实把会议成功举办的势能转化为事业持续发展的动能。

(来源:《秘书写作》,作者单位:教育部职业教育与成人教育司)


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