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这是我见过讲办会最牛的文章了!(三)

2024-04-28| 来源:北辰遴选

今天我与大家谈一谈机关干部如何办会的问题。主要讲三个方面:

第三个问题:会务工作的实施

一、会务工作的总体要求

主要是搞好会议控制,提高会议质量。具体包括以下五条:

(一)控制会议审批。一般能够通过更简单、更高效的方式解决问题的,就必要开会;内容相近或参加人员相同的会议合并到一起开,尽量的减少会议。

(二)控制会议规模。严格按会议内容确定出席人员,参加会议的一定是必要的,非出席不可的人员。会务人员也要精干。

(三)控制会议时间。会前要对会议和会议的每个阶段的时间进行精确预测。要准时开会、准时结束。必要时限制个人发言时间,有效把握会议进程,防止松散拖沓。

(四)控制讨论过程。如果发生与会议议题无关或深入到不必要的细节上,会议主持人或讨论主持人应及时引导回到议题本身。对分歧意见不能统一或讨论议题不能形成决议的,可推到下次会议讨论决定。

(五)控制经费开支。要节约每一个铜板。这与控制会议规模、控制会议时间直接相关,尽量减少不必要的开支。

二、会务工作的具体实施

会议的组织实施,要在上述总体要求下进行。按照会务工作的实施流程,下面我讲一下主要环节的实际操作。

(一)怎样筹划会议拟定方案起草呈批件报批?

会议主题和议题确定后,由会务主管部门根据主题和议题进行会议筹划,拟定开会方案,起草呈批件报首长审批。呈批件的内容包括:开会的依据、会议的主题、会议的名称、会议的时间、会议的地点、参加会议人员、会议的内容安排、会议的筹备分工和时间节点、会议的食宿安排及经费预算、会议的卫勤、保卫和车辆保障等。总的讲就是要把筹划和方案的内容全部写进去。

(二)怎样组织会务分工召开协调会部署?

一般会议呈批件首长批准后,按首长批准的计划组织会务分工、召开协调会部署。

会务分工,一般分为秘书组(负责会议的总体控制)、材料组(负责会议主要文件的起草)、会务组(负责会议的后勤保障等)。

召开协调会部署。会前,会务主办部门要制定《会务工作流程表》。因为整个会务活动是一个系统工程,必须进行流程管理。

流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。

会后,大家按流程表规定的要求和时限抓好各方面准备工作的落实。

(三)怎样拟定会议议程、日程和程序?

会议议程是指对会议所要通过的文件以及要讨论、解决的问题的概略安排。

大型会议通常有一个或几个议题,还有一些相关工作,会务组织人员应根据这些议题和工作的内在联系、主次关系,安排好各项工作的先后次序并将其打印成文件,这就是会议议程。

会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排,一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。

例如:某一会议要开一天,就要将这一天中每一项活动的时间安排、具体地点和要求(包括吃饭、娱乐等集体活动)以表格或文字的形式打印出来,提前分发给与会者,让大家心中有数。

会议程序是一次会议按照时间先后依次安排的工作顺序。会议程序可繁可简,一般由主持会议的人掌握即可,不必发给普通与会者。

安排会议日程应注意以下事项:

(1)要把握会议的目的,即了解会议召开的原因。根据会议的目的和目标组织活动,安排日程。

(2)掌握重要人物的时间,要保证重要人物能够出席会议。一般会议都有首长参加,或邀请一些嘉宾。这些首长或嘉宾是否与会直接关系到会议的效果。因此、在安排会议日程时要考虑他们的时间安排。

(3)根据多数人的意见安排会议日程,保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

(4)要围绕中心工作安排会议日程,即根据会议的需要安排会议日程。如议题较多时,最重要的议题排列在最前面。

(5)会议日程的安排要科学、合理。首先,要控制会议的总会期,会期不能太长。其次,会议期间要适当休息。再次,在会议的安排上要保证在最佳的时间开会。如上午多安排报告、演讲,下午则以讨论或参观为宜,而晚上则适合安排娱乐活动或非正式讨论。

(四)怎样做好会议文件准备?

会议所用的各种文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。

需要认真准备的会议文件材料,主要是:会议须知、会议主持词、开幕词、闭幕词、主题报告、首长讲话、发言材料等。

会议报告,是会议领导在会议上所做的中心发言、讲话,一般文件起草小组起草。

会议报告的起草要注意以下几点:

(1)要按照首长的意图起草,并根据领导者的身份、年龄、文化程度及性格特点撰写,力争写出领导者的特色。

(2)在内容上要注意实事求是,正视现实,不夸夸其谈,让听众心服口服,还要进行分析说理,提高听众的认识。

(3)要针对听众的年龄、职业构成去构思通篇讲话,用最恰当的语言去感染听众,启发听众。

(4)在文字上要注意简短生动,通俗上口,具有吸引力。

开幕词,是在会议开始时,由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。开幕词是会议开始的前奏曲,在开幕词中要郑重宣布会议正式开幕,营造一种隆重的气氛。开幕词中还要阐明会议的目的、任务、意义,明确交代会议的议程,扼要说明会议的开法、原则、交代会议的主要精神,起到点题的作用。这是为了使与会人员明确会议主题,做到心中有数,便于积极主动地参与。

撰写开幕词时,篇幅要短,要求文字简练,有针对性,内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、富有感情色彩,富有鼓动性,生动活泼。领导致开幕词时,语气要热情、友好、富有激情,要调动起与会者对会议的热情和希望。

闭幕词,是在会议闭幕时,由相关领导人向大会所做的总结性讲话。闭幕词是会议的结束语,必须与开幕词相呼应。它要切实总结会议成果,补充会议内容并适当深化和发挥。闭幕词既是对会议的总结和评价,又是对会议精神的延伸和补充,对于会议虽未展开、但已认识到的重要问题,应当在闭幕词中提到,适当强调,做必要发挥。闭幕词必须从会议的实际情况出发,着力提高与会者的认识。

在闭幕词中要归纳会议精神,提出希望和要求,激发与会者贯彻会议精神的积极性,要高度综合概括,富有鼓动性和号召力。因会议已近尾声,所以,无论是总结成果,还是提出要求,都应简洁明了,点到为止,不要拖泥带水,切忌画蛇添足、节外生枝。同时,行文要灌注热情,号召要有力,语调要昂扬,使会议在高潮中圆满结束。

会议须知,是参加会议人员的行动指南,是与会者和会议工作人员必须遵守与了解的注意事项,通常由秘书组(会务组)负责编印。会议须知的编印一要准确,二要明细。特别是参加会议人员的编组、姓名、性别、单位职务、房号等一定要准确无误。

会议须知应根据领导审批过的会议预案和会议最终报名情况来编写,再经领导审定后印制,并在会议报到时发给每位与会者。大中型会议和重要会议召开之前,都应撰写会议须知。会议须知的主要内容包括:会议日程、会议名单、会议编组、保密纪律、请假制度、安全要求、作息时间、生活保障和其他注意事项等。

会议材料起草后,要认真做好三项工作:

一是检查文件的准确性。检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务,要认真核对每一项细节,尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人和与会人员名签等,要确保每一项都无差错,每个文件都无错漏。

二是印制文件。会议文件在审查报批改定后,方可付印。印制文件要专人负责,原则上谁起草谁负责。要根据与会人数并注意留出足够的份数备用。印制好的文件要按照与会人员不同的单位、部门、级别整理好,以便分发。

三是分发文件。人数较少的小型会议,会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议,文件要提前装袋,在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员(餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员)。

(五)怎样布置会场?

会场的布置,包括会场气氛的营造,会场格局的设计,会场坐次的排列,会场会标的制作和悬挂,会场音响的设置,会场花卉的摆放等。会场气氛的营造。

不同内容的会议,要求有不同的气氛,其会场的布置是不一样的。

营造会议气氛首先应从会场布置着手。

比如党的代表会议要求朴素大方,军人代表大会要求庄严隆重,庆祝大会要求喜庆热烈,追悼会要求庄重肃穆,座谈会要求和谐融洽,纪念性会议要求隆重典雅,日常工作会议要求简单实用。

会议的气氛首先是通过会议场所的大小、色彩、旗帜、饰物、灯光、音乐等烘托出来的,所以,布置会场时要注意从这些方面营造与会议内容相适应的气氛。

会场格局的设计。会场格局应该根据会议的内容来安排,同时要考虑与会者的人数及彼此的关系,还要顾及会场的建筑形状,符合美学原理和与会者的审美观等。会场可以布置成圆形、椭圆形、长方形、回字形、山字形等。

主席台座次的排列方法:

我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。具体排法:

A、与会首长人数为单数时,1号居中,2号在1号左手位,3号在1号右手位,以此类推。

B、与会首长人数为双数时,1号位在中心点偏右的位置,2号在中心点偏左的位置(中心点在1、2号之间,双数与单数相反,右为上。这样能保持首长始终在原位不变。在军队,通常党的会议党委书记为1号,行政会议军事首长为1号),3号在1号右手位,4号在2号左首位,以此类推。

是凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。

排列听众席的座次,目前主要有两种方法:一是按指定区域统一就座。二是自由就座。发言席一般为单列席位。

(六)怎样进行会场服务?

会场服务,主要是按会议议程安排,监督会议进程。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。在会场之内,为与会人员服务,尽可能地满足其一切正当要求。

在会议开始以后,会务人员要协同服务人员、保安等工作人员共同做好会场服务。具体工作如下:

(1)引导座位、维护秩序。为了保持会场的秩序,工作人员应加强检查,制止无关人员入场,如果会场加大,如果会场较大,为了方便与会者,工作人员可以引导与会者入座。

(2)处理临时性事务工作。在开会过程中,会务人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜,做好内外联系、传递信息的工作。

(3)提供通讯保障,做好会议值班、热线电话接通工作,及时传递信息。开会的时候,不是特别紧急的电话一般都不传呼。一般的电话可记录下内容,待会间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。

(4)分发文件、资料、文具。可多准备一些纸、笔等必要的文具,以备不时之需。

(5)会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务。会场上这些服务一般由会议服务人员负责、会务人员要检查、督促他们做好各种服务工作。

(6)协助领导掌握情况,控制会议进程。会务人员对会议中的动态,对与会者的建议和反映,对出现的苗头和倾向,都要心中有数。并及时向会议领导报告。会议进行当中,视会场气氛情况,可适时向主持人建议休息若干分钟。

(7)关心与会人员中老、弱、病、残者的健康状况,发现问题及时处理或请示有关领导。

(七)如何编写会议简报、做好会议记录、纪要?

1.会议简报:会议简报是会议期间编印的有关会议情况的简要报道,包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定事项等。会议简报是反映会议进程和交流会议信息的非正式文件,主要作用是:便于领导掌握会议的全貌,指导会议;便于与会者交流经验,沟通情况;为日后工作提供可靠资料。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报;无需分组讨论、会期只有三四天的会议,只在会议结束后编写一期简报即可。另外,有一种会议简报是专门给领导看的,称为会议快报,这种简报的编发应注意保密。

2.会议记录:会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议记录是会议情况的真实反映,也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小,一般均应形成会议记录。

会议记录的内容有:(1)会议名称;(2)会议时间、地点;(3)会议主席及主持人;(4)会议出席者名单或人数、缺席者名单或人数;(5)会议的主要内容,包括报告内容、讨论事项、选举方法及结果、临时动议等;(6)会议决定、决议事项;(7)与会议有关的应记载的事项;(8)记录者姓名。

以上内容包括两个部分:第一个部分是会议组织情况,包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人(简单注明原因)以及记录人签名。第二部分是会议内容,是记录的主要部分,要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来。

3.会议纪要。会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文,要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。

会议纪要的作用有:一是总结会议成果,促进会议议而有决;二是与会者贯彻会议精神的依据;三是供有关领导、档案部门留存备查。

会议纪要的内容由三个部分构成:

(1)开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等,用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要,还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样,不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上,也使会议议定事项有明确的方向,下文记述有顺理成章之势。

(2)主题部分:这是纪要的核心部分,既是对会议主要精神的阐述,也是会后贯彻执行会议精神的依据,写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际,不能将执笔者的个人见解掺杂进去,不可随意增减和发挥,这是撰写纪要的基本原则;纪要又要对会议基本精神的提炼和概括,它主要反映会议讨论情况,特别是领导人的重要讲话精神,又必须综理其要,提炼概括,不应成为会议记录的全面重复。

(3)结尾部分。许多会议纪要,写完主题的部分的最后一个问题即止。有些会议纪要,写完主体部分之后,还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法,要依据实际情况来确定。

会议纪要的写作方法有以下几种:一是记录式写法。有些学术会、讨论会、研讨的问题比较单一,可按与会人员的发言摘要整理;有些日常例会,研究的问题较多,比较具体,可按议题顺序,在会议记录的基础上逐项整理,并进行提炼和概括。二是概述式写法。有些会议研究的问题比较集中单一,可把讨论的意见概括成几个方面或放几层意思,依次阐发。三是条款式写法。如果有些重要的工作会议围绕会议主旨形成的意见、确定的事项比较多,带有决定性质,不宜归并论述,可采取条款式写法,每个事项单列成文,分别冠以“一、二、三、四、……”的标号,一条写一个意见或一项事情。每条的开段领句,就是本条的中心意思,也可视为小标题。四是归纳式写法。有些工作会涉及内容较广,讨论的问题较多,实际上是某一部门业务工作的全面安排部署,这就要案讨论的问题、议定的事项分类整理,分别列出序号、标题来叙述。每个标题下面,视内容多少,或分段、或分条来写。

(八)怎样做好会议的善后工作?

在会议结束阶段,一般的组织工作主要有以下三项:1.形成可供传达的会议文件。2.处理有关会议的文件材料。3.为与会者提供方便。

最后,请大家记住三句话:一是要按首长的意图办会;二是要按规定按程序办会;三是要想全想细落实到位。

(来源:《办公室的秘密》公众号)


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