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活多人少时间紧,值班工作咋做好?

2024-04-28| 来源:北辰遴选

办公室值班工作常年处于时刻在岗、分秒必争的状态,具有“急、难、杂、广”的鲜明特点。在事务多、人手紧、任务重的情况下做好值班工作,提高值班人员的自身素养至为关键。笔者结合工作体会,从以下几个方面谈谈值班人员应当具备的基本素养。

一、切实提高政治站位,具备高度自觉的大局意识

值班工作是一项政治性很强的工作,关系工作全局,关系整个单位的运转调度,是处置各项重大工作的关键环节。一些工作看似平常、琐碎,但如果政治站位不高,缺乏必要的政治敏锐性,就会做得不到位、不及时,进而影响大局。

作为值班人员,要切实提高政治站位,深入学习领会习近平新时代中国特色社会主义思想,不断增强政治判断力、政治领悟力、政治执行力。要牢固树立马克思主义世界观、人生观、价值观,在思想上、政治上、行动上与党中央保持高度一致,热爱党的事业,勤勉工作,唯有如此才能在工作中始终保持清醒的头脑,经受住各种考验。要有高度自觉的大局观念,养成从大处着眼、从小处着手的工作习惯,时时处处以更高的站位、更宽的视野、更深的考量,自觉把经手的每项工作与党和国家以及单位的工作全局联系起来。

二、争做“多面手”“能手”“快手”,具备处理复杂问题的能力

值班工作涉及面广、情况复杂,大至重要公务,细至收发传真;对内统筹协调不同部门,对外沟通联系上下左右;既要考虑全局大势,又要承办烦琐小事;既有行动时的风风火火,又有起草文稿时的潜心钻研。这对值班人员的素质和能力提出了更高、更全面的要求。

一要“博”,做“多面手”。既要懂办文,又要能办会,还要会办事,办文的规范、办会的细致、办事的程序各有特点,都要全面掌握,不能偏废。既能独当一面,快速果断处理值班事务,又能沟通协调,联合有关单位、部门协同作战。

二要“精”,做“能手”。值班工作有明确的工作标准和严格的时限要求,应急值守、信息报送、会议活动等每项任务各有特点,都有着不同的规律、做法和注意事项,都必须十分精通。特别是节假日、夜间等非常态工作时间,值班人手少、压力大,有时要独立承担多项工作,要求值班人员必须熟悉各项业务规程,确保及时、妥善处置情况。

三要“快”,做“快手”。值班工作的一个鲜明特点就是急事多,不管接听电话、传达指令,还是报送情况、协调事项,都必须第一时间落实到位,做到召之即来、来之能战,以最快的速度、最短的时间解决问题。特别是对于防汛救灾、疫情防控、安全生产等紧急情况处理,从了解情况、先期处理到请示报告、传达指示、协调沟通,任何环节都必须快速高效。

三、“舍小我、成大我”,具备无私奉献的精神

值班工作千头万绪,加班熬夜是常态,且往往是长年坚守。这就需要发扬埋头苦干、无私奉献的优良传统,勤勉敬业,舍得付出,努力在平凡的岗位上创造不平凡的业绩。我理解,就是要做到有爱心、恒心、敬心。

所谓“爱心”,就是要热爱党、热爱祖国、热爱人民,忠诚于党的事业,就是要“舍小我、成大我”,而不是考虑自己的得失、算自己的小账。所谓“恒心”,就是要始终如一、持之以恒,经得起时间的考验,经得起实践的检验,日日、月月、年年,坚持为党和国家的事业站好岗、放好哨。所谓“敬心”,就是要对自己从事的工作满怀神圣感和敬畏心,不仅仅当作一种职业,更当作事业来坚守,把干工作的过程当作实现自己人生价值的过程来追求。

四、善于总结思考,具备良好的学习能力

值班工作涉及事项既广又杂,时常遇到新情况、新问题,善于学习、勤于思考至关重要。每一名值班人员都必须牢固树立终身学习的理念,既向书本学,“干什么学什么,缺什么补什么”,又向实践学,“打一仗总结一次”,及时梳理,不断提高。

一是学习岗位业务知识。要全面收集资料,把应知应会的业务知识进行系统归纳梳理,制成工具书,并时常温习,随时准备应对各种突发情况。比如,有的值班部门对各类急事进行分类处理,把模块化管理作为科学调度的基础指挥系统,用图解、文字、模板等形式,归纳了十几种突发情况下的作业程序,既有成功的案例参照,又有操作失误的教训,遇到相似的突发事件,略作个别调整,即可拿来应对。

二是及时掌握业务之外的一些基本情况。比如,国内外大事要事,当地的政治、经济、社会发展情况,领导的分工和部门的职责,等等。实践中,很多优秀的值班人员都有看《新闻联播》、读《人民日报》的好习惯,这有助于了解党和国家的大政方针,及时掌握各方面动态。正所谓“海不辞水,故能成其大;山不辞土石,故能成其高”,值班人员掌握了详尽的情况,协调处置起来才会从容不迫、妥善应对。

三是加强对值班工作规律性的认识和掌握。不同的值班人员每天都会面临相同或类似的事。对于同样的工作,上不上心、善不善于总结,收获成效、成长快慢大不一样。有的同志入心入脑,深入了解各项业务的工作流程,及时归纳梳理,想得清楚透彻、办得高效妥当,即使办错了事,也会不断地回头总结、复盘思考,找出错在哪里,“吃一堑,长一智”;而有的同志不注意深入思考和总结,久而久之,值班能力总是提不上去,老是丢三落四,与值班“多面手”“能手”“快手”的差距越拉越大。

五、遇事沉着冷静,具备过硬的心理素质

值班工作会遇到很多突发情况和矛盾问题,要求值班人员处事冷静,练就过硬的心理素质。概括起来,主要有三点:

一要沉着,不紧张胆怯。面对突发情况,要保持冷静,按既定规则、步骤稳步推进,不可自乱阵脚、毫无章法。向领导报告事项,要心中有数,事先把有关事项理清,不能领导一问就慌神、语无伦次。

二是要果敢,不畏首畏尾。有的情况有很强的时效性,经过认真地分析研判,想清楚各种利弊得失之后,就要果断决策、敢于担当,否则,当断不断、反受其乱,贻误时机不说,还不利于事情的解决。要善于运用“举轻若重”和“举重若轻”的工作方法,既要“举轻若重”,严肃对待每一项工作,更要“举重若轻”,把复杂问题简约化。

三是要耐压,不沮丧气馁。值班工作千头万绪,出错、协调不及时等情况在所难免,也会因此挨领导批评,值班人员对此要有正确的态度,不要灰心丧气,总结教训后要学会“放下”,继续保持昂扬向上的精神风貌和工作干劲。

六、按工作程序办事,具备严谨规范的作风

值班工作无小事,每项工作的时间紧、责任重,稍有疏忽,就可能出错。这就要求值班人员以制度为遵循,认真按照工作规范、流程办理。

要在工作中牢固树立程序意识,一招一式都按规定来办。比如,接打电话要遵守必要的规则,详细记录来电时间、来电单位、来电人姓名及职务、来电内容等;拟文报批及文件校核要严格遵照工作流程,拟稿、初审、复审等环节一个都不能少;安排领导活动要对照要素表查找漏洞;重要事项、存疑事项要及时请示报告。

要弘扬精益求精的“工匠精神”,慎之又慎、细之又细,追求卓越、臻于至善,严谨认真、细致入微地做好值班工作,接听好每一个电话,处理好每一份文件,落实好领导交办的每一件事情,于细微之处见精神,在细节之间显水平。

七、做到严守纪律,具备强烈的规矩意识和保密观念

正所谓“值班责任重于泰山”,值班工作是一项很严肃的工作。值班人员要强化纪律观念,严格遵守值班工作制度规矩,坚持到岗在位,不得擅离职守,不能出现空岗、脱岗现象,值班期间不得饮酒,报送信息不能迟报、漏报、误报、瞒报,等等。要强化保密观念,严守各项值班纪律,不该说的不说、不该问的不问,时刻以最高的标准要求自己,始终把保密当成一条电压最高的“高压线”。

(来源:《秘书写作》,作者单位:烟台市委总值班室)


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