公文用语具有较强的政治性、政策性、指导性和实用性，因此公文的语言必须简明扼要，切忌长篇大论。

同时，也要注意不要由于片面追求简练，而使文义不能得到完整、准确的表达。

那么，怎样才能做到行文的简明呢？我们可以从以下几个主要方面入手：
   1开门见山，直陈其事

撰写公文，不必像文学作品那样，还需要做个铺垫或者设置谜题，引人入胜，我们只需开门见山，直截了当写明公文的主要内容即可。

例如：“《实施意见》的出台，是落实省委省政府工作要求、营造“政策最优、成本最低、服务最好、办事最快”环境的必然要求。《实施意见》的出台，就是通过建立健全保护企业家合法权益、激发优秀企业家精神的政策体系，给企业家吃下定心丸、注入强心剂，让企业家轻装上阵、放手发展。”

这种写法就开宗明义直截了当地点出《实施意见》的重要作用及意义价值。

2使用规范化简称

凡不是人人周知或只在特定领域、特定人群中使用的简称，首次出现的时候要全称，以后再出现就可以用简称。

例如：“加州”是“加利福尼亚州”的简称，首次出现就需要用全称，“加利福尼亚州（下称加州）”。

另外，使用简称要使用约定俗成的规范用法，例如中纪委、中组部等。

3多用陈述句、祈使句

公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，这就需要在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。

例如：当撰写报告、交代问题时，尽量使用陈述句，将问题表达清晰；

当布置任务，传达精神的时候，应尽量使用祈使句，动词开头，说明具体怎么做。

换句话说，上行文应尽量使用陈述句，下行文尽量使用祈使句。而对于描写的句子，带有个人感情的疑问句或感叹句应该尽量少用或不用。

4围绕主题，删繁就简

公文的实用性要求公文语体要讲求效率，力争做到“益一字则文赘，损一字则意阙”的境界。

同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当。否则让人感到内容拉杂，不得要领，反而掩盖主旨。

例如：写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂，使具体“请示的事项”反而不突出。

有的人甚至认为“请示的缘由”写清了，“请示的事项”不用写自然就明白了，这也是一个误区。

“请示”最核心的就是把“请示的事项”写得具体、明白。

5精炼词语，句子成分共用

在公文语体中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重复词语，使语意的表达显得非常简洁。

例如：“中华民族是一个有着悠久文明历史的民族，中华民族是一个勤劳勇敢的民族，中华民族是一个富于创造精神的民族。”

可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来，共用一个相同的主语和宾语：中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。

这样句子就显得语意集中，句式紧凑，更便于理解。但运用成分共用要注意瞻前顾后，词语搭配合理。

6恰当运用古词语

大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练表意确切的要求。当我们阅读古代典籍的时候，那些至今生命鲜活的精粹古语就会扑面而来。

例如：孔子的《劝学》中的“温故知新”“见贤思齐”“不耻下问”；

《孟子》中的“天时”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之气”；

魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”“戒奢以谏”，诸如此类不胜枚举。

如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴。

另外古语词一两个字、几个字往往可以表达极为丰富的内容，这些特点正好切合了公文语体对语言词汇的要求。因而在公文中恰当使用古词语是必要的。

同时也要充分认识到古语词的某些缺陷，在使用时必须遵循时代性原则和意义明确原则。

7使用公文专用语

公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的特点。这些专用语都是约定俗成的，在公文语言表达上十分凝炼简明，在公文写作中可适当运用。

例如：一篇“请示”的结束用语常常是“当否(妥否)，请批复”，这样就比“是不是妥当，请给予指示，我们好按照指示去办理”要简炼的多。

又如在公文中经常出现的词“收悉”“妥否”“鉴于”，分别表示“收到并且了解”“不知是否妥当”“考虑到”，这些专用语的运用不仅使语言简洁精炼，而且也不会出现理解上的障碍。

能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面：

开头用语：兹(兹有、兹经、兹因、兹由……)，据(据悉、据查、据了解、据反映、据核实……)，经(经查明、经研究、经审查、经会议讨论通过……) 等。

称谓用语：本(本部……)、贵(贵店……)、该(该公司……)等等。表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等等。

引叙用语：闻(欣闻、倾闻……)，悉(欣悉、惊悉……)等等。谦敬用语：承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激、不胜荣幸、大力协助等。

总结用语：总之、综上所述、据此、对此、为此等。希望用语：希(希予、希将……)、请(务请、拟请……)等等。

结束用语：此(此令、此复……)、特此(特此通知、特此通报、特此函达……)，希、望、盼(希遵照执行、望贯彻落实、盼即妥善处理、盼复……)等。
   8明确语意，力戒重复

比如一篇关于新闻发言人的《意见》初稿中有一段：

“明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其能列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息，为新闻发布作好相关准备。要为新闻发言人开展工作创造条件，进一步规范新闻发言人的权责，为新闻发言人敢说话、愿说话、善说话创造相对宽松的工作环境。让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈。新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件，可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”

这段中，重复的、不必要的意思颇多，“让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈”的提法也不确切。

应修改为：“明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息。新闻发言人可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这样避免了内容重复，语言也比较简洁。