视频会议具有打破空间限制、高效便捷等特点，纵向可以“一竿子插到底”。在组织筹办上不同于传统会议，需要根据不同场景和要求，准确把握筹办组织的关键点，确保会议质效层层不衰减、场场不降低、人人感受好。

一、紧急会议以快为要，强化上下联动

有关安全、舆情、自然灾害等方面的视频会议，常因事发突然、任务急难险重，须尽快安排布置。为了更快更好部署到位，应上下联动筹办，提升质效。

比如，收到上级会议通知，了解会议召开背景、议程、时长后，应立即会商研判是否有必要召开本级会议。如之前已召开相关会议或已安排部署过相关工作，则没有必要再次召开；如近期没有召开或本次会议研究的是突发的新情况，则有召开的必要。

如果召开，就需会商好议程、参会人员等关键要素，尽快报相关领导同意后，提前预告区（市）县，市里部署会将接着召开，并告知省市会议时长和市级会议的议程。

一般而言，此类会议时长较短，现场听完即部署，无须传达。市里开完会，区（市）县大多会接着安排部署。这样“三级打捆”的开法，高效省时，减少往返奔波，开完会就可以第一时间抓落实。

二、常规会议精简组织，多给基层空间

中心工作安排部署或重要工作处于动员、推进、总结等阶段，上级通过视频会议开到基层也较常见。此类会议，首先结合实际研判本级是否须召开，应避免无实质性意义的“以会贯会”。如确须召开，为开出实效，谋划期间要吃透上级会议精神、制定本级实施方案等，可考虑在参会人员范围上有所精简，多给下级留自主空间，让基层工作人员减少重复参会。

比如，某会议省里开到了区（市）县一级，因其重要，市（州）、区（市）县、乡镇（街道）可能还要召开配套部署会议。在无法减少频次的情况下，组织参加上级会议时，除上级要求必须参会的人员范围外，尽量减少参会人员、严控规模；策划本级会议时，下级分会场只规定直接相关人员参加，留给基层更多自主空间，避免层层陪会。

此外，宣讲类会议，各级可错位确定参会人员范围。工作会议涉及外邀参会人员时，省、市（州）、区（市）县也应做好统筹、错位邀请，尽量避免同一人员多次参加同样主题会议的情况。

三、相近会议视情统筹，注重接续留白

年初部署、年底总结，这两个时段各级组织召开的重大会议相对密集，容易出现会议冲突的情况。谋划会议时，省、市一级很难像基层把多项工作会议“打捆”套开，可探索将范围趋同、时间相近的两个会议统筹接续召开，尽可能留白整段时间让下级安排自己的工作。

比如，本市两个视频会议拟在半天内接续召开，我们将有外邀参会人员的会议放在第一个，测算好会议时长、衔接时间，压缩合并议程，尽量开短会；统筹好主会场参会人员范围，确保主会场“无动作”的基层领导都在分会场参加，不来回往返。通知发出后，预告分会场两个会议议程、时长、衔接时间等，并提前演练做好信号切换、人员引领等。

会议期间，根据领导讲话稿估算时间，同步告知分会场进度。第一场会议结束时，主会场同步播音到分会场，提醒休会时间、席次调整等信息，确保会场布置完成和参会领导就位后及时召开第二个会议。

四、复杂会议精心谋划，实现良好效果

视频会议，主要是安排部署工作，有时议程相对复杂，有的主会场与分会场间需要互动交流。各个会场的硬件不同，应因地制宜、精心谋划、无缝衔接。

比如，互动交流较多的会议，一般选择在能实现多会场同屏、实时互动交流、视频PPT同步多屏播放等功能的会场召开。

议程复杂的会议，要加强策划组织、彩排演练。2024年新春首会，我们邀请了很多企业界人士共谋优化营商环境，在企业界人士发言、部门发言和领导讲话基础上，还回顾了“12345亲清在线”平台上线运行情况，发布了平台年度典型案例、优秀建议和部门创新应用场景等。

这么多环节须顺畅衔接，不仅要精心谋划会议席次、场景布置、宣传报道，细抠每项议程的拍摄机位、制作视频画面切播脚本，还要充分合理考虑主持人和每位发言代表的动作动线，缩短镜头留白时间，并加强现场彩排和联动调试，让主会场、分会场参会人员均实现良好观感。

视频会议如果内容涉密或敏感，会场管理和保密要求必须一严到底，绝不能因主会场或分会场某环节管理疏漏造成失泄密问题。

五、多会冲突协调整合，确保有序组织

多场视频会议线路冲突而转播设备信道不够时，可以拓展思路寻求其他解决路径。非涉密视频会议，可请示上级单位能否通过其他专线或互联网视频会议方式连接。

上级视频会议主会场如果有多余的位置，分会场可以协调申请去主会场参会。本级视频会议可协调错时召开，相似主题也可以“打捆”套开，参会人数不多的可转变会议形式为集中开会。此外，单纯商议工作的会议或紧急调度会，还可以借助覆盖面广、操作便捷的党政机关智慧办公平台召开。

（来源：《秘书工作》，作者单位： 成都市委办会议处）